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English to Spanish: The Establishment and Functioning of National Small Arms and Light Weapons Commissions
Source text - English United Nations Development Programme
How to Guide
The Establishment and Functioning of National Small Arms and
Light Weapons Commissions
Foreword
It is estimated that at least 875 million small arms and light weapons are in circulation today1. Their widespread availability and misuse has a devastating impact on the lives and livelihoods of millions of people. The threat or use of guns undermines human and economic security and in many countries, violence and insecurity are key concerns for the communities.
In order to support countries and communities in their efforts toward creating a secure and enabling environment for sustainable human development in which community members can live “free from fear”, the United Nations Development Programme (UNDP) has played a significant role over the last decade in assisting governments to effectively and comprehensively address the proliferation and illicit trafficking of SALW.
UNDP’s assistance seeks to support government’s efforts to reduce the social, economic and environmental impacts of uncontrolled SALW proliferation and misuse by reducing the number of illicit SALW in circulation and by strengthening SALW control mechanisms. To ensure that the support provided is sustainable, UNDP actively promotes national ownership and places a heavy focus on capacity building.
The activities supported include:
•• Building the capacity of national institutions to control and reduce the flow and supply of illicit SALW;
•• Assisting governments to develop comprehensive strategies and legal frameworks related to SALW control and reduction;
•• Supporting regional organizations to develop and implement regional protocols, agreements and conventions on SALW;
•• Supporting public awareness campaigns (including public information, advocacy and education) to emphasize the importance of SALW control and reduction;
•• Building national capacities for SALW collection and destruction, the efficient management of legal weapons and ammunition stockpiles, and for restoring public confidence through, for instance, the public destruction of collected arms;
•• and Reducing the demand for SALW by addressing the factors which prompt people to acquire, possess and sometimes use weapons
UNDP frequently receives requests from member states for assistance with the establishment and functioning of National SALW Commissions. Recognizing that the establishment of an effective institutional framework is key to addressing SALW related issues in a comprehensive and coordinated manner, and that countries and regions most affected by SALW often lack the information necessary to appropriately do so, UNDP has developed this set of guidelines to assist practitioners and national authorities in establishing and operating National SALW Commissions.
Kathleen Cravero
Assistant Administrator and Director
Bureau for Crisis Prevention and Recovery, UNDP
Objectives of this ‘How-to Guide’
Under the UN Programme of Action on Small Arms (UN PoA)2, unanimously adopted in 2001, member states are encouraged to ‘establish, or designate as appropriate, national coordination agencies or bodies and institutional infrastructure responsible for policy guidance, research and monitoring of efforts to prevent, combat and eradicate the illicit trade in small arms and light weapons in all its aspects.’ Similar commitments are contained in a number of regional agreements, such as the Nairobi Protocol,4 the Southern African Development Community (SADC) Protocol and the Economic Community of West African States (ECOWAS) Convention.
This ‘How-to Guide’ provides guidelines for states on the establishment and functioning of National SALW Commissions. These guidelines have been compiled from the experiences and good practices of states, regional organizations, civil society organizations and UNDP Small Arms Control programmes in a wide range of countries. In particular, this guide aims to:
• Answer questions that states may have on the rationale for establishing National SALW Commissions;
• Provide advice to states on possible procedures and steps for establishing National SALW Commissions; and
• Inform states about good practices for running National SALW Commissions.
This guide constitutes a compilation of good practices aimed at providing guidance and support to practitioners in the field (including UNDP country offices) and to national authorities in their efforts toward the establishment of a National SALW Commission.
Each state should develop appropriate legislative and institutional frameworks based on its own situation, including constitutional and other legal systems and cultural traditions. The decision to implement the approaches outlined in this guide is the prerogative of each state and therefore the use of the word ‘should’ is to be understood as suggesting an advised course of action which experience has shown to be effective, rather than indicating any requirements.
Definition and Objectives of National SALW Commissions
1.1 Definitions
For the purpose of this guide, ‘small arms and light weapons’ will mean any man-portable lethal weapon that expels or launches, is designed to expel or launch, or may be readily converted to expel or launch a shot, bullet or projectile by the action of an explosive:
(a) ‘Small arms’ are, broadly speaking, weapons designed for individual use. They include inter alia revolvers and self-loading pistols, rifles and carbines, sub-machine guns, assault rifles and light machine guns;
(b) ‘Light weapons’ are, broadly speaking, weapons designed for use by two or three persons serving as a crew, although some may be carried and used by a single person. They include inter alia heavy machine guns, hand-held under-barrel and mounted grenade launchers, portable anti-aircraft guns, portable anti-tank guns, recoilless rifles, portable launchers of anti-tank missile and rocket systems, portable launchers of anti-aircraft missile systems, and mortars of a calibre of less than 100 millimetres.
Although small arms and light weapons are thus distinct categories of weapons, UNDP uses the term ‘small arms’ to cover both small arms and light weapons.
A National SALW Commission is a national inter-agency body that is responsible for policy development, coordination, implementation, and monitoring of efforts to address all SALW-related issues within a national territory.8 Depending on the region and process, National SALW Commissions are also called National Focal Points (NFP), National SALW Coordination Committees and/or SALW Coordination Agencies.
This ‘How-to Guide’ uses the term National SALW Commission (sometimes abbreviated simply as Commission) throughout.
A National Point of Contact (NPC) is an individual or an institution (such as a ministerial department or the national police) that acts as liaison between states on matters relating to the implementation of the UN PoA, and that acts as a first point of contact for SALW-related information for local and international civil society, intergovernmental and regional and international organizations (see Section 2.4.2 of this guide). In many countries, the head of the National SALW Commission acts as the NPC.
1.2 Why are National SALW Commissions needed?
The proliferation and illicit trafficking of SALW is a complex and multidimensional problem that affects people and communities in a range of ways (including inter alia the deterioration of physical security, the undermining of development prospects, the degradation of access to and availability of social services, etc.) Combating proliferation and illicit trafficking therefore requires a multisectoral approach that provides for a wide variety of measures and approaches, including legislation and regulation, law enforcement, civil society cooperation, stockpile management, collection and destruction and development. Given the array of people and activities involved at the local, national, regional and international levels in combating SALW proliferation, it is crucial that small arms control efforts are coordinated by governments at the national level.
Unfortunately, the lack of effective coordination and information sharing between the many government departments and agencies that have a role to play in small arms control is often a significant barrier to tackling small arms-related problems and implementing regional and international small arms agreements, such as the UN PoA.
National SALW Commissions are needed to act as coordinating bodies and focal points. The establishment of an effective National SALW Commission is a crucial first step to develop and implement national SALW control strategies that effectively address small arms proliferation.
Furthermore, the establishment of an operational National SALW Commission is often a prerequisite for support from the donor community which, based on years of experience, considers such coordinating mechanisms essential for effectively addressing all SALW-related issues.
Finally, the establishment of a National SALW Commission is a legal obligation for the countries which are party to those legally binding instruments which include a commitment to establish a national coordinating mechanism (such as, for instance, the Nairobi Protocol on SALW or the ECOWAS Convention on SALW).
1.3 Current situation
According to an analysis of the national reports submitted between 2001 and 2006 to the United Nations Office for Disarmament Affairs (UNODA) within the framework of the UN PoA, as of 2005 at least 89 countries have established National SALW Commissions, while 133 countries had nominated an NPC for the UN PoA.
While the overall number of Commissions already established appears encouraging, the mandate and effectiveness of these institutions may vary significantly from one country to another. Indeed, while a number of states have established well-functioning and well-resourced National SALW Commissions, others have not been able or willing to provide sufficient resources and guidance for their Commission to operate effectively.
Lack of adequate political will, training and resources are often cited as reasons for limited operational capacities. Consequently, what is sometimes called a National SALW Commission may, in fact, be an individual acting as NPC or coordinator of an unidentified body with an unspecified mandate and no resources. The disparities between regions should be also underlined. While for instance in 2005 64 % of the African countries had established a National SALW Commission, this figure drops to only 31 % for countries in Asia and the Pacific.
Translation - Spanish Programa de Naciones Unidas para el Desarrollo
Guía para la acción
El establecimiento y funcionamiento de las comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras
Prólogo
Se estima que, en la actualidad, hay, al menos, 875 millones de armas pequeñas y ligeras en circulación1. La extendida disponibilidad y el uso incorrecto de las armas tienen un impacto devastador en las vidas y la subsistencia de millones de personas. La amenaza o el uso de armas socavan la seguridad humana y económica y, en muchos países, la violencia y la inseguridad constituyen la preocupación más acuciante de sus comunidades.
En su afán por apoyar los esfuerzos de países y comunidades relativos a la creación de un entorno seguro y propicio para un desarrollo humano sostenible en el que los miembros de la comunidad puedan vivir “sin miedo”, el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), ha desempeñado, en la última década, un papel fundamental ayudando a los gobiernos a abordar la proliferación y el tráfico ilícito de armas pequeñas y ligeras de forma efectiva e integral.
Con su asistencia, el PNUD busca apoyar los esfuerzos de los gobiernos para reducir los impactos sociales, económicos y medio ambientales de la proliferación descontrolada y el uso incorrecto de las armas pequeñas y ligeras reduciendo el número de armas ilícitas en circulación y fortaleciendo los mecanismos de control relativos a las mismas. Para garantizar que el apoyo prestado es sostenible, el PNUD promueve de forma activa el control nacional, y se centra en el fomento de la capacidad.
Las actividades respaldadas incluyen:
•• Fomento de la capacidad de las instituciones nacionales para controlar y reducir el flujo y abastecimiento de las armas pequeñas y ligeras ilícitas;
•• Asistencia a los gobiernos para al desarrollo de estrategias amplias y marcos legales relativos al control y reducción de las armas pequeñas y ligeras;
•• Respaldo al desarrollo y aplicación de protocolos regionales, acuerdos y convenciones sobre armas pequeñas y ligeras por parte de las organizaciones regionales;
•• Apoyo a campañas de sensibilización (como información pública, fomento y educación) para enfatizar la importancia del control y reducción de armas pequeñas y ligeras;
•• Construcción de una capacidad nacional para la recopilación y destrucción de armas pequeñas y ligeras, la gestión efectiva de las armas legales y las existencias de municiones, y la restauración de la confianza pública a través de, por ejemplo, la destrucción pública de las armas recopiladas; y
•• Reducción de la demanda de armas pequeñas y ligeras abordando los factores que llevan a la gente a adquirir, poseer y en ocasiones, usar armas.
El PNUD a menudo recibe peticiones de ayuda por parte de los Estados miembros para el establecimiento y puesta en marcha de comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras. Reconociendo que el establecimiento de un marco institucional efectivo es fundamental para abordar cuestiones relativas a las armas pequeñas y ligeras de forma amplia y coordinada, y que los países y regiones más afectados por las armas pequeñas y ligeras a menudo no cuentan con la información necesaria para hacerlo, el PNUD ha desarrollado estas directrices para ayudar a los agentes y a las autoridades nacionales a establecer y poner en funcionamiento comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras.
Kathleen Cravero
Administradora auxiliar y directora ejecutiva de la Dirección de Prevención de Crisis y de Recuperación, PNUD
Objetivos de esta ‘guía para la acción’
Bajo el Plan de Acción de las Naciones Unidas relativo a las armas pequeñas (UN PoA)2, adoptado de forma unánime en 2001, se insta a los Estados miembros a ‘establecer o nombrar, según corresponda, organismos u órganos nacionales de coordinación y la infraestructura institucional encargada de la orientación normativa, investigación y supervisión de las actividades encaminadas a prevenir, combatir y eliminar el tráfico ilícito de armas pequeñas y ligeras en todos sus aspectos.’3 Otros acuerdos regionales como el Protocolo de Nairobi, el Protocolo de la Comunidad del África Meridional para el Desarrollo (SADC) y la Convención de la Comunidad Económica de los Estados de África Occidental (CEDEAO) contienen compromisos similares.
Esta ‘guía para la acción’ ofrece directrices relativas al establecimiento y funcionamiento de las comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras a los Estados. Estas directrices han sido extraídas de las experiencias y buenas prácticas de Estados, organizaciones regionales, organizaciones de la sociedad civil y programas del PNUD sobre armas pequeñas en una gran variedad de países. En particular, esta guía pretende:
• Responder a las preguntas que los Estados tengan acerca de los fundamentos para el establecimiento de las comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras;
• Asesorar a los Estados sobre los procedimientos y pasos necesarios para el establecimiento de comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras; y
• Dar información a los Estados relativa a las buenas prácticas para la puesta en marcha de las comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras.
Esta guía constituye una recopilación de buenas prácticas para guiar y apoyar a los profesionales sobre el terreno (incluyendo el personal de las oficinas de país del PNUD) y a las autoridades nacionales en sus esfuerzos para establecer una comisión nacional sobre armas pequeñas y ligeras.
Cada Estado debería desarrollar marcos legales e institucionales basados en su propia situación, incluyendo la Constitución y otros sistemas legales y las tradiciones culturales. La decisión de poner en práctica los enfoques descritos en esta guía es una prerrogativa de cada Estado y, por tanto, el uso de la palabra ‘debería’ se entiende como la sugerencia de una línea de actuación que la experiencia ha sabido probar como efectiva, más que como una indicación de necesidades.
Definiciones y objetivos de las comisiones nacionales sobre armas pequeñas y ligeras
1.1 Definiciones
En esta guía, consideraremos como ‘armas pequeñas y armas ligeras’, toda arma letal portátil que expulse o lance, sea diseñada para expulsar o lanzar, o pueda ser fácilmente modificada de manera que expulse o lance un disparo, bala o proyectil a través de la acción de un explosivo:
(a) Las ‘armas pequeñas’ son, en términos generales, armas diseñadas para su uso individual. Incluyen, entre otras, revólveres y pistolas automáticas, rifles y carabinas, ametralladoras, rifles de asalto y ametralladoras ligeras;
(b) Las ‘armas ligeras’ son, en términos generales, armas diseñadas para su uso colectivo, a pesar de que pueden ser transportadas y usadas por una sola persona. Incluyen, entre otras, ametralladoras pesadas, lanzagranadas de mano, desmontables y montados, cañones antiaéreos portátiles, cañones antitanque portátiles, fusiles sin retroceso, sistemas de lanzamiento portátiles para misiles y cohetes antitanque, sistemas de lanzamiento portátiles de misiles antiaéreos, y morteros de un calibre menor de 100 milímetros.
A pesar de que las armas pequeñas y ligeras constituyen dos categorías diferentes, el PNUD utiliza el término ‘armas pequeñas’ para referirse a ambas.
Una comisión nacional sobre armas pequeñas y ligeras es el órgano interinstitucional responsable del desarrollo de políticas, la coordinación, la aplicación y el seguimiento de los esfuerzos realizados para abordar todas las cuestiones relativas a las APAL dentro de un territorio nacional. Dependiendo de la región y el proceso, las comisiones nacionales son también denominadas coordinadores nacionales (NFP), comisiones nacionales de coordinación de APAL y/u organismos de coordinación de APAL. Esta ‘guía para la acción’ utiliza el término comisión nacional sobre armas pequeñas y ligeras (a menudo simplemente referida como comisión a lo largo del texto).
Un centro de contacto nacional (NPC) es un individuo o institución (como un departamento ministerial o la policía nacional) que actúa como enlace entre Estados en cuestiones relativas a la aplicación del UN PoA, y que actúa como primer punto de contacto de la información relativa a las APAL para la sociedad civil en el plano local o internacional y las organizaciones intergubernamentales, regionales e internacionales (ver Sección 2.4.2 de esta guía). En muchos países, el jefe de la comisión nacional sobre APAL actúa a modo de NPC.
1.2 ¿Por qué son necesarias las comisiones sobre armas pequeñas y ligeras?
La proliferación y el tráfico ilícito de APAL constituyen un problema complejo y multidimensional que afecta a personas y comunidades de múltiples formas (como, por ejemplo, el deterioro de la seguridad física, el menoscabo de las perspectivas de desarrollo, la degradación del acceso a los servicios sociales y su disponibilidad, etc.) La lucha contra la proliferación de las armas y su tráfico ilícito requiere, por tanto, un enfoque multisectorial que establezca diferentes medidas y propuestas relativas a la legislación y la regulación, la aplicación de la ley, la cooperación de la sociedad civil, la gestión de arsenales, la recopilación y la destrucción y el desarrollo. En vista de la gran cantidad de personas y actividades relacionadas con la lucha contra la proliferación de las APAL en los planos local, nacional, regional e internacional, es fundamental que los esfuerzos para controlar las armas pequeñas sean coordinados por los gobiernos a nivel nacional.
Por desgracia, la falta de una coordinación e intercambio de información efectivos entre los departamentos gubernamentales y los organismos que tienen un rol específico en el control de armas pequeñas, supone en ocasiones una barrera significativa a la hora de abordar problemas relativos a las armas pequeñas y de poner en marcha acuerdos regionales e internacionales sobre armas pequeñas, como el UN PoA.
Las comisiones nacionales sobre APAL deben actuar como órganos coordinadores. El establecimiento de una comisión nacional efectiva sobre APAL es un primer paso crucial hacia el desarrollo y la aplicación de estrategias de control a nivel nacional para abordar la proliferación de armas pequeñas.
Además, en ocasiones, la comunidad de donantes solicita el establecimiento de una comisión operativa nacional sobre APAL como prerrequisito, ya que, basándose en años de experiencia, considera que dichos mecanismos de coordinación son esenciales a la hora de abordar de forma efectiva todas las cuestiones relativas a las APAL.
Por último, el establecimiento de una comisión nacional sobre APAL es obligatorio en el caso de los Estados parte de instrumentos jurídicamente vinculantes que incluyan el compromiso de establecer un mecanismo nacional de coordinación (como, por ejemplo, el Protocolo de Nairobi sobre APAL o la Convención de la CEDEAO sobre APAL).
1.3 Situación actual
Según un análisis extraído de los informes nacionales enviados entre 2001 y 2006 a la Oficina de las Naciones Unidas de Asuntos de Desarme (UNODA), dentro del marco del UN PoA, en 2005, al menos 89 países habían establecido comisiones nacionales sobre APAL, mientras que otros 133 países habían designado un centro de contacto nacional (NPC) para el UN PoA.
Toda vez que el número de comisiones establecidas es un dato esperanzador, el mandato y la efectividad de estas instituciones varían significativamente de un país a otro. De hecho, mientras varios Estados han establecido comisiones nacionales sobre APAL que funcionan bien y cuentan con buenos recursos, otros no han sido capaces o no han tenido la voluntad de aportar los recursos y la dirección necesarios para el funcionamiento efectivo de su comisión.
La falta de voluntad política, formación y recursos son a menudo citadas como razones por las que la capacidad operativa se ve limitada. En consecuencia, lo que a veces se denomina comisión nacional sobre APAL es, de hecho, el trabajo individual de un NPC o un coordinador de un órgano no identificado con un mandato indeterminado y sin recursos. Las disparidades entre regiones deberían también ser enunciadas. Mientras que, por ejemplo, en 2005, un 64% de los países africanos había establecido una comisión nacional sobre APAL, esta cifra disminuye hasta un 31% en el caso de países de Asia y el Pacífico.
English to Spanish: European Standards Detailed field: Medical: Health Care
Source text - English European Guidance for Healthcare Professionals on Confidentiality and Privacy in Healthcare
Introduction
All patients have the right to privacy and the reasonable expectation that the confidentiality of their personal information will be rigorously maintained by all healthcare professionals. Each patient’s right to privacy and the professional’s duty of confidentiality apply regardless of the form (for example, electronic, photographic, biological sample) in which the information is held or communicated. This guidance applies to all healthcare professionals and addresses the areas of healthcare confidentiality and informational privacy. It forms part of the European Standards on Confidentiality and Privacy in Healthcare which elaborate this Guidance and provide Recommendations to healthcare provider institutions, based on ethical and legal foundations. The Standards also contain a Glossary. The text of the Standards and the Guidance are available in various languages at www.eurosocap.org.
The European Standards are primarily ethical standards, developed within the legal context in which healthcare professionals make decisions about the protection, use and disclosure of confidential information. Not all healthcare professionals are bound by the same legal obligations of confidence, but all are under the same ethical obligations to maintain confidentiality.
The Guidance gives detailed consideration to the needs of vulnerable patients. The needs of vulnerable patients are greater with respect to confidentiality—there is greater risk of it being breached than is the case for other patients. Particular care is needed on the part of healthcare professionals to ensure that the right to privacy of vulnerable patients is respected and that their duty of confidentiality toward them is fulfilled.
In this Guidance three areas of protections, uses and disclosures are considered:
• protections, uses, and disclosures of patient information for their healthcare;
• protections, uses, and disclosures of patient information for healthcare purposes not directly related to their healthcare; and
• obligations and justifications for the disclosure of patient identifiable information for purposes not related to their healthcare.
Protection, Use and Disclosure of Patient Information—General Considerations
1. Key principles of healthcare confidentiality. Healthcare professionals should respect the following three key principles of healthcare confidentiality.
• Individuals have a fundamental right to the privacy and confidentiality of their health information.
• Individuals have a right to control access to and disclosure of their own health information by giving, withholding or withdrawing consent.
• For any non-consensual disclosure of confidential information healthcare professionals must have regard to its necessity, proportionality and attendant risks.
2. Support for the vulnerable. Healthcare professionals should ensure that vulnerable people are given all necessary support to enable them to understand the complexities of confidentiality issues and to help them to express their wishes.
3. Protecting the vulnerable. Whenever a patient is identified as vulnerable by a healthcare professional, that identification, its specific nature and the justification for it, should, with the consent of the patient or their legal representative , be recorded in their case notes.
4. Incapacity. Where a healthcare professional thinks that disclosure would be in the best interests of a patient unable to consent, he/she should raise this with the patient's legal representative (including the parent/guardian of a minor). If the consent of the legal representative is withheld, the healthcare professional should follow the current best practice of their country in resolving the dispute.
5. Emergency situations. In emergency situations, uses or disclosures of confidential patient information may be made, but only the minimum necessary information should be used or disclosed to deal with the emergency situation.
6. Disclosure after death. The confidentiality of patient information must be maintained after the death of the patient.
7. Where a competent patient has made an explicit request before his or her death that their confidence be maintained, then that request should be respected.
8. Where a healthcare professional considers that disclosure after the death of a patient may be necessary, desirable, or receives a request for disclosure and has no specific instructions from that patient, the professional should consider this as a situation of possible disclosure to third parties or disclosure for a legally protected public interest. (See Guidance points 19-23.)
9. Patient access to their healthcare information. Healthcare professionals must respect patients’ requests for access to their healthcare information and comply with their legal obligations under Data Protection laws.
Protection, Use and Disclosure of Patient Information for Their Healthcare
10. Keeping patient’s informed. Healthcare professionals must ensure that patients and/or their legal representative are informed in a manner appropriate for the patient’s communication needs:
• of what kinds of information are being recorded and retained;
• of the purposes for which the information is being recorded and retained;
• of what protections are in place to ensure non-disclosure of their information;
• of what kinds of information sharing will usually occur;
• of the choices available to them about how their information may be used and disclosed;
• about their rights to access and where necessary to correct the information held about them within healthcare records;
• the information required to be provided to them by national law implementing Directive 95/46/EC; and
• country specific legal provisions or principles governing disclosure.
11. Patients, or where appropriate their legal representative, must be informed of what information sharing is necessary for the patient’s individual healthcare. Provided they are informed in this way, explicit consent is not necessary, implied consent is sufficient for the ethical sharing of patient information for their healthcare.
12. Clinical audit. Healthcare professionals should strive to ensure that institutional policies for clinical audit are compatible with the ethical requirement for confidentiality.
13. Carers. The potential benefits of information sharing with their informal carer should be discussed with the patient and/or their legal representative. However, the fact that such information sharing may be beneficial does not diminish the duty of confidentiality owed to the patient by the healthcare professional.
14. Multidisciplinary teams. The healthcare team may include temporary members for particular functions and the healthcare professionals must not disclose information to temporary members unless they are under a sufficient obligation of confidentiality for that level of disclosure.
Multidisciplinary teams should agree strategies for any disclosure of confidential information beyond the team.
Healthcare professionals may have different criteria and thresholds for the disclosure of confidential information, for example in relation to public safety. It is essential that each healthcare professional familiarise him or herself with such differences and moderate disclosures accordingly.
15. Inter-agency teams. Where it is planned to involve staff from other agencies this should first be discussed with the patient and/or their legal representative. The purpose of involving the other agency should be clarified along with the purpose of the contemplated information sharing.
Where a patient or their legal representative refuses to consent to the involvement of other agencies their refusal should be respected unless there are overriding interests. (See Points 19-23.)
Where other agencies request information about patients, healthcare professionals should first seek the consent of the patient or their legal representative about such sharing, including the content of information to be disclosed.
16. Dual roles and responsibilities. Healthcare professionals should avoid situations with dual responsibilities and obligations to the same patient wherever possible.
Where a healthcare professional has dual responsibilities it is important that they explain at the start of any consultation or assessment to the patient and/or their legal representative on whose behalf they are seeing the patient and the purpose of the consultation or assessment. It should also be made clear to the patient and/or their legal representative that the information given will not be treated as confidential.
Protection, Use and Disclosure of Patient Information for Healthcare Purposes not Directly Related to their Healthcare
17. Consent for secondary uses. Express consent from the patient or their legal representative should where possible be obtained before any proposed secondary uses of their personal information. Where there is agreement to disclosure, only the minimum necessary patient identifiable information should be used for each legitimate healthcare purpose.
18. Protecting the identity of the patient. Healthcare professionals should strive to ensure that appropriate policies and protocols to protect the identity of the patient are in place and operational in their hospitals and units and among commissioners of services for secondary healthcare uses of patient identifiable information.
19. Anonymisation. Information should only be kept in forms that enable the patient to be identified if this is necessary for the purposes for which it is being kept. Data which has been rendered anonymous means that the patient can no longer be identified directly or indirectly by anyone from that data. Whenever it is intended to render data anonymous, patients and/or their legal representative must be informed by the healthcare professional of this intention and the precise effect that this will have, specifically the ability of patients to access their data and to know what it is being used for and hence to object to such uses. Patients and/or their legal representative should be informed of the purposes of the intended processing of data after it has been rendered anonymous.
Obligations and Justifications for the Disclosure of Patient Identifiable Information for Purposes not Related to their Healthcare
20. Legal obligations to disclose. Where in the course of the healthcare professional-patient relationship a legal obligation to disclose is clearly becoming relevant, this should be discussed with the patient and/or their legal representative as early as possible unless such discussion would itself undermine the purpose of the disclosure. Before complying with any possible legal obligation to disclose, healthcare professionals must satisfy themselves that the situation clearly falls under the category of cases for which disclosure is legally required. They must ensure that every argument that can properly be put against disclosure is put before the authority to which disclosure needs to be made. Any disclosure must be limited to what is strictly necessary.
21. Justifications to disclose. Healthcare professionals should ensure that they are aware of any country specific legal provisions or principles according to which the weighing of interests needs to be performed.
22. In situations involving disclosure to protect overriding rights of third parties, each case must be considered on its merits. The test is whether the release of information to protect the interests of a third party exceptionally prevails over the duty of confidence owed to the patient in the public interest. Decisions to disclose patient identifiable information outside the health services where no obligation to disclose information exists, are matters of balanced judgement.
Factors to consider when reaching such a decision are, among others:
• the importance of the interest that is at risk without disclosure, for example disclosure might be more easily justified where the life or integrity (physical or psychological) of a third party is at risk;
• the likelihood of the harm occurring in the individual case, that is, disclosure might be justified where there is a high likelihood of harm to the life of another, but not necessarily justified where there is a low likelihood of harm;
• the imminence of the harm, that is, disclosure might be justified where protection of the third party requires immediate action, but not where there is no more than a possibility that at some future point the patient might pose a threat to another;
• the existence of a sufficiently appropriate authority to whom disclosure can be considered;
• the necessity of the disclosure to avert the harm, that is, that there is no possibility of averting the harm without disclosure;
• the likelihood that disclosure can avert the harm, which requires that the healthcare professional be satisfied that the harm to the third party or to the legally protected public interest is sufficiently likely to be averted by disclosure.
23. Disclosure to protect the best interests of the incompetent patient. Where a patient is incompetent, disclosure can be justified to protect the best interests of that patient. Whether disclosure is justified in the individual case depends on a careful weighing of the patient’s interest in having the confidentiality of his/her information maintained and the interests that are at risk without disclosure.
24. Good practice for justified disclosures. In all instances where judgment is involved, healthcare professionals are urged to discuss the case with colleagues without revealing identifiable details of the patient and, if necessary, to seek legal or other specialist advice. Most of the situations where decisions to disclose are reached require good communication with and support for patients whose confidentiality is to be breached. Once a decision to disclose has been reached the usual procedure would be as follows.
• An explanation of the reasons for sharing information should be given to the patient and/or their legal representative.
• The healthcare professional should encourage the patient (and/or where appropriate, their legal representative) to inform the relevant authority (for example, police or social services). If the patient or legal representative agrees, the healthcare professional will require confirmation from the authority that such disclosure has been made.
• If the patient or their legal representative refuses to act, the healthcare professional should then tell them that he or she intends to disclose the information to the relevant authority or person. He or she should then inform the authority, disclosing only relevant information and make available to the patient and/or their legal representative the information that he or she has disclosed.
• Healthcare professionals who decide to disclose confidential information (with or without prior informing of the patient and/or their legal representative) should be prepared to explain and justify their decision to the authority if called upon to do so. The healthcare professional should record in the healthcare record details of all conversations, meetings and appointments involved in the decision to disclose or not to disclose such information.
The exception to this normal procedure is where informing the subject of the disclosure in advance that the disclosure will be made would prevent achieving the justified aim of the disclosure.
Security
25. Security. Given the healthcare professional’s responsibility to maintain patient confidentiality, professionals should strive to ensure that appropriate policies and protocols are in place and operational in their institutions and among commissioners of services for maintaining the security of patient information.
Healthcare professionals should be mindful of strict privacy and security obligations when communicating with patients, their legal representatives, carers and colleagues, particularly where indirect methods are being used such as telephones, e-mails and faxes.
Translation - Spanish Guía para Profesionales Sanitarios Europeos sobre Confidencialidad y Privacidad en el Cuidado Sanitario
Introducción
Todos los pacientes tienen derecho a la privacidad y esperan, en consecuencia, que la confidencialidad de su información personal sea rigurosamente guardada por parte de los profesionales sanitarios. El derecho de cada paciente a la privacidad y el deber de cada profesional de mantener confidencialidad afecta a todas las formas de conservación o comunicación de datos (por ejemplo, electrónicas, fotográficas, muestras biológicas). Esta guía se dirige al conjunto de los profesionales sanitarios y aborda las áreas de la confidencialidad en el cuidado sanitario y de la privacidad del paciente. La guía ha sido creada en el seno de las Directrices Europeas sobre Confidencialidad y Privacidad en el Cuidado Sanitario (EuroSOCAP- European Standards on Confidentiality and Privacy in Healthcare), con el objeto de proporcionar recomendaciones a las instituciones sanitarias, basadas en consideraciones éticas y legales. Las directrices también contienen un glosario. Tanto el texto de las directrices como la guía están disponibles en varios idiomas en la página web www.eurosocap.org
Las directrices europeas son, ante todo, normas éticas, desarrolladas dentro del contexto jurídico en el que los profesionales sanitarios toman decisiones acerca de la protección, uso y divulgación de informaciones confidenciales. No todos los profesionales sanitarios tienen las mismas obligaciones legales con respecto a la confidencialidad, pero sí que tienen las mismas obligaciones éticas de mantenerla.
La guía aborda las necesidades de pacientes vulnerables, las cuales son mayores con respecto a la confidencialidad –existe un riesgo mayor de que ésta sea violada en el caso de estos pacientes que en otros. Por lo tanto, se requiere de una atención particular por parte de los profesionales sanitarios para asegurar que el derecho a la privacidad de los pacientes vulnerables sea respetado, y que sus deberes con respecto a estos pacientes sean cumplidos.
En esta guía son consideradas tres áreas relativas a la protección, el uso y la divulgación de información:
• La protección, uso y divulgación de la información sobre el paciente para su cuidado sanitario;
• La protección, uso y divulgación de la información sobre el paciente con fines médicos no directamente asociados a su cuidado sanitario; y
• La obligación y justificación concerniente a la divulgación de información que permita identificar al paciente, para usos no médicos.
Protección, Uso y Divulgación de Información sobre el Paciente—Consideraciones Generales
1. Principios clave de la confidencialidad en el cuidado sanitario. Los profesionales de la salud deberían respetar los siguientes principios clave de confidencialidad en el cuidado sanitario.
• Todo individuo tiene un derecho fundamental al respeto de la privacidad y confidencialidad de la información relativa a su salud.
• Todo individuo tiene derecho a controlar el acceso y divulgación de la información sobre su propia salud pudiendo dar, retener o retirar su consentimiento.
• En caso de divulgación de una información confidencial sin permiso del paciente, los profesionales sanitarios deben tomar en consideración su necesidad, proporcionalidad y riesgos derivados de la misma.
2. Ayuda a las personas vulnerables. Los profesionales sanitarios deben asegurarse de que las personas vulnerables reciben toda la ayuda necesaria para que se les permita entender la complejidad de los problemas de confidencialidad y para ayudarles a expresar sus deseos.
3. Protección de las personas vulnerables. Si un profesional de la salud identifica a un paciente como vulnerable, esta identificación, su naturaleza específica y la justificación por la misma, debe, con el consentimiento del paciente o su representante legal , ser registrada en su expediente.
4. Incapacidad. Cuando un profesional sanitario estime que la divulgación de información iría en beneficio de un paciente que no puede dar su consentimiento, debe plantearlo al representante legal del paciente (para un menor, sus padres o tutor legal). Si el representante legal no da su consentimiento, el profesional debería atenerse a los principios de “buena práctica” en vigor en su país para resolver el desacuerdo.
5. Situaciones de urgencia. En situaciones de urgencia, la información confidencial del paciente puede ser divulgada, pero tan solo la mínima información necesaria para tratar la situación de urgencia.
6. Divulgación tras la defunción. La confidencialidad de la información del paciente debe ser mantenida tras su muerte.
7. Cuando un paciente competente realiza una petición explícita antes de su muerte de que sea mantenida la confidencialidad con respecto a su caso, esa petición debe ser respetada tras su defunción.
8. Si un profesional sanitario considera que la divulgación de información tras la muerte de un paciente es necesaria, deseable o recibe una petición para esta divulgación y no tiene instrucciones específicas al respecto, debe entonces considerarse esto como una situación de posible transmisión de datos a terceros o divulgación en nombre del interés público. (Ver puntos 19-23 de la guía.)
9. Acceso del paciente a su información médica. Los profesionales sanitarios deben respetar las peticiones de sus pacientes con respecto al acceso a su información médica y cumplir con sus informaciones legales bajo las leyes de protección de datos.
Protección, Uso y Divulgación de la Información de un Paciente para su Cuidado Sanitario
10. Informar al paciente. Los profesionales sanitarios deben asegurarse de que los pacientes y/o sus representantes legales son informados de forma apropiada a sus necesidades de comunicación:
• sobre el tipo de información que está siendo recopilada y conservada;
• sobre la finalidad que tendrá esa información recopilada y conservada;
• sobre las medidas de protección que se están llevando a cabo para evitar la divulgación de esa información;
• sobre el tipo de intercambio de información que será realizado normalmente;
• sobre las opciones disponibles para los pacientes en cuanto a cómo su información puede ser utilizada y divulgada;
• sobre sus derechos al acceso de informaciones y, si es necesario, de rectificación de éstas dentro de los expedientes médicos;
• sobre las informaciones exigibles en virtud de la Directiva 95/46/EC dentro de la ley nacional; y
• sobre la legislación específica o principios que rigen la divulgación de información.
11. El paciente, o en su caso, su representante legal, debe estar informado acerca del intercambio de información que se haga necesario para su cuidado. Mientras que el paciente sea informado, su consentimiento explícito no es necesario, sino que el implícito es suficiente para el intercambio ético de información en cuanto a su cuidado necesario.
12. Auditoría clínica. Los profesionales sanitarios deben hacer un esfuerzo para asegurarse de que las políticas institucionales en cuanto a auditorías clínicas sean compatibles con los requisitos éticos de la confidencialidad.
13. Cuidadores. Los beneficios potenciales provenientes del intercambio de información con los cuidadores informales deberían ser discutidos con el paciente y/o su representante legal. Sin embargo, el que éste intercambio de información pueda ser beneficioso no disminuye de forma alguna el deber de confidencialidad que el profesional sanitario debe al paciente.
14. Equipos Multidisciplinares. El equipo de cuidados sanitarios puede incluir miembros temporales dedicados a funciones particulares. Los profesionales no deben divulgar la información a éstos miembros a no ser que estén sujetos a una obligación del mantenimiento de la confidencialidad suficiente para ese nivel de divulgación.
Los equipos multidisciplinares deberían acordar estrategias para cualquier divulgación de información confidencial más allá del equipo.
Los profesionales sanitarios pueden tener diferentes criterios y límites para la divulgación de información confidencial, por ejemplo, en relación con la seguridad pública. Es esencial que cada profesional sanitario se familiarice con estas diferencias y modere las divulgaciones en consecuencia.
15. Equipos interinstitucionales. Antes de implicar al personal de otras instituciones sanitarias, es necesario discutirlo con el paciente y/o su representante legal. El paciente debería recibir una explicación sobre la finalidad perseguida al involucrar a otra institución y acerca del intercambio de información contemplado.
Cuando un paciente o su representante legal se niegan a consentir la involucración de otras instituciones, este rechazo debe ser respetado a no ser que se den intereses predominantes. (Ver Puntos 19-23.)
Cuando otras instituciones soliciten información sobre los pacientes, los profesionales sanitarios deberían antes solicitar el consentimiento del paciente o su representante legal sobre el intercambio de información, incluyendo el contenido de información que se divulgaría.
16. Roles y responsabilidades múltiples. Los profesionales sanitarios deben evitar situaciones de responsabilidad y obligaciones múltiples con el mismo paciente si es posible.
Cuando se da el caso de que un profesional sanitario tiene responsabilidades múltiples, es importante que se explique al principio de la consulta o evaluación del paciente y/o su representante legal, en nombre de quién se está viendo al paciente y la finalidad de la consulta o evaluación. Debería también dejarse claro que la información dada no será tratada de forma confidencial.
Protección, Uso y Divulgación de Informaciones del Paciente con Fines Médicos no relacionados directamente con su Cuidado Sanitario
17. Consentimiento para usos secundarios. El consentimiento expreso del paciente o su representante legal debería ser, siempre que sea posible, obtenido antes de que se propongan usos secundarios de su información personal. Si se acuerda la divulgación de la información, tan solo se darán a conocer los datos mínimos de identificación del paciente para fines legítimos de cuidado sanitario.
18. Protección de la identidad del paciente. Los profesionales sanitarios deben hacer un esfuerzo para asegurarse de que en los hospitales y unidades, y entre los prestatarios de servicios sanitarios, se están llevando a cabo políticas y protocolos apropiados para la protección de la identidad del paciente y los usos secundarios de la información que puedan dar datos acerca de la misma.
19. Datos Anónimos. La información debe ser guardada de forma que se permita la identificación del paciente sólo si esto resulta necesario para los fines para los que está siendo conservada. Los datos que se convierten en anónimos suponen que el paciente no puede ser ya identificado directa o indirectamente a través de los mismos. El paciente y/o su representante legal debe ser informado acerca de la intención de que sus datos sean hechos anónimos y de las consecuencias que esto puede causar, específicamente la imposibilidad de acceder a sus propios datos, de conocer su utilización posterior y, por tanto, de objetar a esos usos. Los pacientes y/o sus representantes legales deben ser informados de los fines del tratamiento de datos anónimos.
Obligaciones y Justificaciones en cuanto a la Divulgación de Información que permita la Identificación del Paciente para fines no relacionados con su Cuidado Sanitario
20. Obligaciones legales de divulgación. Cuando en el curso de la relación del profesional con el paciente se impone la obligación de divulgar datos desde el punto de vista legal, hay que hablar con el paciente y/o su representante legal lo antes posible, a no ser que esta conversación pudiera entorpecer el fin mismo de la divulgación. Antes de cumplir con cualquier obligación legal de divulgación de datos, los profesionales sanitarios deben asegurarse de que la situación entra claramente en la categoría de casos para los que la divulgación es requerida legalmente. Deben también asegurarse de que toda discusión que pueda darse en contra de la divulgación de datos sea puesta en conocimiento de la autoridad ante la que la divulgación de información ha de ser hecha. Toda divulgación debe ser limitada a lo estrictamente necesario.
21. Justificaciones de la divulgación. Los profesionales sanitarios deben asegurarse de que disponen de información acerca de las disposiciones y principios legales específicos de un país, para proceder, si fuera necesario, en el peso de intereses contradictorios.
22. En situaciones que impliquen la divulgación para proteger los intereses preponderantes de terceros, cada caso debe ser considerado según sus particularidades. La pregunta a hacerse es si la divulgación de informaciones con el fin de proteger los intereses de un tercero, prevalece de forma excepcional sobre el deber de confidencialidad en nombre del interés público que se le debe al paciente. Las decisiones de divulgar informaciones que permitan identificar al paciente fuera de los servicios sanitarios y cuando no exista obligación, son asuntos de juicio equilibrado.
Los factores a considerar antes de tomar una decisión son, entre otros:
• La importancia de los intereses que la no divulgación de la información pone en riesgo. Por ejemplo, la divulgación podría ser más justificable cuando la vida o integridad (física o psicológica) de un tercero está en juego;
• La probabilidad de que se den perjuicios en el caso individual, es decir, la divulgación de los datos podría estar justificada si existe una gran probabilidad de perjuicio en la vida de otro, pero no está necesariamente justificada si la probabilidad es baja;
• La inminencia del perjuicio, es decir, la divulgación podría estar justificada si la protección del tercero requiere acción inmediata, pero no si no hay más que una posibilidad de que en algún momento futuro el paciente pudiera suponer un riesgo para otro;
• La existencia de una autoridad competente a quien la divulgación de la información pueda ser considerada;
• La necesidad de divulgación para advertir de un perjuicio, es decir, que no hay otra posibilidad de advertir sobre el perjuicio sin divulgación;
• La probabilidad de que la divulgación pueda advertir sobre un perjuicio, lo cual requiere que el profesional sanitario se asegure de que el perjuicio al tercero o al interés público legalmente protegido, es lo suficientemente probable como para ser divulgado.
23. Divulgación para proteger los intereses superiores del paciente incapaz de consentir. Cuando un paciente es incapaz de consentir, la divulgación de su información puede ser justificada para proteger sus intereses superiores. Que la divulgación esté justificada en un caso así depende del cuidadoso peso por parte del paciente de sus intereses en cuanto al mantenimiento de la confidencialidad de su información y de los intereses que están en riesgo en caso de que no se realice la divulgación.
24. Buenas prácticas en materia de divulgaciones justificadas. En todos los casos en los que se deban tomar decisiones juiciosas, los profesionales sanitarios deben discutir sobre los mismos con colegas sin revelar datos a través de los que se pueda identificar al paciente, si fuera necesario, para buscar consejo legal o de otros especialistas. La mayoría de las situaciones en las que se toman decisiones para la divulgación o no de información confidencial, requiere buena comunicación con el paciente y apoyo al mismo. Una vez se toma una decisión, el procedimiento habitual sería el siguiente:
• Debe darse una explicación al paciente y/o representante legal acerca de las razones del intercambio de información.
• El profesional sanitario debe animar al paciente (y/o si se es el caso, su representante legal) a informar a las autoridades relevantes (como la policía o los servicios sociales). Si el paciente o su representante legal está de acuerdo, el profesional sanitario requerirá de confirmación por parte de la autoridad para que esta divulgación pueda ser realizada.
• Si el paciente o su representante legal se niegan a actuar, el profesional sanitario debe comunicarles su intención de divulgar la información a las autoridades relevantes e informar, entonces, a la autoridad, divulgando solo la información relevante y poniendo al día al paciente y/o su representante legal, sobre la información que ha sido divulgada.
• Los profesionales que deciden divulgar información confidencial (habiendo o no informado previamente al paciente y/o su representante legal) deben estar preparados para explicar y justificar su decisión a la autoridad si son llamados para hacerlo. El profesional sanitario debería registrar en el expediente médico detalles de todas las conversaciones, reuniones y citas que hayan tenido que ver con la decisión de divulgar o no ésta información.
La excepción a este procedimiento normal se da cuando se asevera que al informarse al sujeto de la divulgación por adelantado, podría fracasar el objetivo justificado de la divulgación.
Seguridad
25. Seguridad. Teniendo en cuenta la responsabilidad del profesional en el mantenimiento de la confidencialidad del paciente, los profesionales sanitarios deben esforzarse en asegurar que en sus instituciones y por parte de los prestatarios de servicios, se llevan a cabo las políticas y protocolos apropiados para el mantenimiento de la seguridad de la información sobre el paciente.
Los profesionales sanitarios deben considerar una privacidad estricta y obligaciones de seguridad al comunicarse con los pacientes, sus representantes legales, cuidadores y colegas, particularmente al usar métodos indirectos como teléfonos, correo electrónico y faxes.
English to Spanish: OXFAM - Logistics, Purchasing and Supply Procedures Manual
Source text - English OXFAM - Logistics, Purchasing and Supply Procedures Manual, 2nd Edition 2008
OVERVIEW OF LOGISTICS AND SUPPLY
The Definition of Logistics and Supply
A global function ensuring that the operational implementation of Oxfam GB programmes is –
Properly planned and managed by a professional logistics team;
Efficient through the timely availability of assets and a transparent supply chain, with close monitoring of the consumption and use of those assets;
Structured through the clear definition of individual responsibilities, and appropriate processes and ways of working.
Impact in Logistics and Supply
Well-planned Logistics is a shared responsibility with proactive communication between teams clearly articulating needs, constraints and delivery milestones.
Delivery milestones for the supply of goods, assets and services will be achieved through:
Sufficient Human Resources (Logisticians).
Clear ways of working with standardised tools.
Visibility on logistics information to support project management.
Proper basic inductions to Logistics for all staff.
The roles of Logistics and Supply in Oxfam Programmes / Projects
Introduction
Logistics and Supply plays an integral part in Oxfam’s “One Programme” approach by supporting the humanitarian and development work that leads to successful programme and project delivery.
In addition to the more visible support to humanitarian programmes, the logistics and supply team supports long term development programmes with less visible work regarding capacity and capability building, supplier development and management, emergency preparedness, disaster risk reductions and contract management.
The role of logistics and supply in advocacy and campaigning is less visible, but a logistics and supply component exists throughout these programmes.
Oxfam usually combines the assessment in a humanitarian emergency with the project planning and the initial response (start-up).
The principle objective of assessments is to collect enough information to provide a platform for Oxfam’s work.
Project planning, activities and budgets are derived from the assessment information.
As a rule it is very important to have logistics staff on the assessment team to ensure that operational needs, risks and opportunities are identified.
Logistics staff must evaluate logistics & supply chain needs for the programmes and projects and ensure all requirements and constraints are taken into account.
Elements that need to be considered at this stage are:
Funding – Are there special donor related procedures that need to be taken into account.
HR – What kind of logistics team will be required to run the operation.
It is generally advisable to overestimate this, as the logistics needs are high in first phase response.
Speed and scale of project implementation and delivery – these are likely to be determined by logistics capacity to provide operations platforms.
Logistics and programme management should continue to develop a proactive collaboration and dialogue throughout the life of the programme and projects.
Procedures
Programme / Project Managers and Logistics must ensure that operational needs, risks and opportunities are identified during assessments and planned for in project delivery.
Communication and on-going collaborative planning must be the responsibility of logistics and project management to ensure a solid understanding of the integration between logistics and project activities.
External interactions must be considered during the Assessment phase, particularly surrounding security, communication & accommodation – these include building relationships with other NGOs and Partner organisations.
Project Implementation and Delivery
Project implementation is concerned with the implementation and management of project activities and the completion of milestones to ensure delivery to beneficiaries.
To ensure that projects are delivered on time and within budget, the management team need to ensure that project activities and milestones are aligned.
This can be achieved through collaborative planning between technical teams, logistics, finance, HR and funding.
During the implementation phase the management team should use a central project activities plan or map that includes:
Technical project activities (e.g. completing water and sanitation work).
Logistics operational activities (e.g. supply, inventory, distribution to projects etc.).
HR activities (e.g. recruitment).
Finance activities (e.g. budget phasing, forecasting, paying invoices).
Funding activities (e.g. donor interaction, reporting etc.).
Milestones for all the above activities that show dependency between different activities.
The activities of different functions (departments) are not standalone, but are dependent on completion of key milestones.
Practical Example – The Public Health Engineering (PHE) team can only build latrines when they have the equipment, staff and money (to pay labour).
This results in the PHE team activities being dependent on the completion of logistics, HR and finance activities and milestones.
Procedures
Regular logistics & procurement activity updates must be provided to the programme and projects, and should include needs, risks and progress updates.
Project Managers and technical team leaders must provide the logistics team with changes to project needs, risks and progress updates.
Logistics must consult Funding and Finance to ensure the specific donor purchasing & reporting requirements are being appropriately adhered to throughout the life of the programme.
Share supplier relationship management and procurement updates with programme management to ensure an understanding of the local supply base and potential purchasing challenges.
Management must ensure that the projects and programme as a whole are receiving the necessary logistics support to deliver Oxfam’s work.
Ongoing interaction and involvement is vital for Programme sustainability, quality and delivery.
Interaction between functions
Interaction and communication between Logistics, Finance, Funding and programme / project management is critical to the success of a programme.
Interaction must take place to ensure that activities and milestones and needs, risks and status updates are discussed and shared widely.
Interaction points for operations sustainability
Project Team
Interact with project & field staff to understand specific logistics / procurement needs & key milestones.
Advise project & field staff on logistics / procurement best practices in planning phase.
Communicate field level constraints & work through these with project & field staff.
Communicate potential delays, issues & risks on specific purchases.
Provide support during the recruitment process to HR, sharing feedback on potential candidates who would be managed by Logistician.
Through involvement in recruitment, a clear understanding of roles & responsibilities will be developed, as well as knowledge of hiring process.
Involvement in induction training with HR to enable new staff to integrate & learn from field experiences.
Share an Asset Report with the Finance and Funding team.
Ensure purchasing commitments and updates are made visible to Finance, as well as any ad-hoc updates that they may require are provided.
Supervise the day-to-day procurement processes & tracking responsibilities to ensure that specific Donor requirements are adhered to.
Get involved in proposal writing activities to enable Logistics constraints to be factored in & considered, rather than being excluded during crucial planning activities.
Project Management
Interact with programme / project to understand logistics / procurement requirements & assist with planning.
Provide effective status updates to programme and encourage frequent updates from programme, especially when needs change.
Facilitate open communication to raise issues / risks early with programme.
Liaise with HR to assist in recruitment of new staff and performance objectives setting for the logistics and supply team.
Liaise with HR to assist with PDP and share key training / performance issues with HR.
Responsible for ensuring that specific logistics / procurement needs are included in programme / project budget.
Finance & Logistics must factor in Donor requirements into budget and follow these in planning & implementation.
Clarify Logistics & Finance teams’ asset management responsibilities on project.
If purchasing requirements cannot be adhered to, the Logistics Manager must oversee the sharing of this info and agree on alternative solutions with management.
Programme Coordination
Be proactively involved in all programme planning and proposal writing activities and offer strategic guidance on operations topics.
Secure support around logistics / procurement constraints.
Provide effective high-level status updates to programme.
Work together to determine current capacity & relevant skills gaps that must be addressed & / or factored into Emergency planning.
Liaise with HR to share recruitment needs, performance management and staff development.
Ensure logistics / procurement budget requirements are appropriately estimated and included in programme / project budgets.
Interact closely with Funding to ensure that all necessary purchasing requirements & reporting needs are understood & incorporated into logistics activities.
Translation - Spanish OXFAM - Manual de Procedimientos de Logística, Compra y Suministro, 2ª Edición 2008
Sección 1:
VISIÓN GENERAL: LOGÍSTICA Y SUMINISTRO
Definición de Logística y Suministro
Una función global garantizará que la implementación operacional de Oxfam GB sea -
Planeada y gestionada por el equipo logístico profesional;
Eficiente a través de la disponibilidad oportuna de activos y una cadena de suministro transparente, con la monitorización minuciosa del consumo y el uso de dichos activos;
Estructurada a través de una definición clara de las responsabilidades individuales, los procesos apropiados y las formas de trabajo.
Impacto en la Logística y el Suministro
La logística bien planeada es una responsabilidad que se comparte con la comunicación proactiva entre equipos, articulando de manera clara las necesidades, las restricciones y los plazos de entrega.
Los plazos de entrega para el suministro de bienes, activos y servicios se cumplen a través de :
Unos Recursos Humanos suficientes (Oficiales de Logística).
Maneras claras de trabajar con herramientas estandarizadas.
Visibilidad en cuanto a la información logística para respaldar al equipo de dirección.
Introducción a la Logística básica y adecuada para todo el personal.
Función de la Logística y el Suministro en los Programas/ Proyectos de Oxfam
Introducción
La logística y el suministro tienen un papel fundamental en el enfoque de Oxfam “One Programme”, a través del respaldo del trabajo humanitario y de desarrollo que garantiza el éxito del programa y la entrega del proyecto.
Además de ser la cara más visible de los programas humanitarios, el equipo de logística y suministro respalda programas de desarrollo a largo plazo que conllevan un trabajo menos visible relativo a la capacidad y a la construcción de capacidades, al desarrollo de los proveedores y la gestión, a la preparación para situaciones de emergencia, a la reducción de los riesgos de desastre y a la gestión del contrato.
El papel de la logística y el suministro en la promoción y en la realización de campañas no es tan visible, pero en todos estos programas hay un componente relativo a la logística y el suministro.
Hacerlo todo bien desde el principio (Evaluación y Planificación del Proyecto)
Oxfam normalmente combina la evaluación de una emergencia humanitaria con la planificación del proyecto y la respuesta inicial (puesta en marcha). El objetivo principal de la evaluación es recopilar información suficiente para proporcionar una plataforma al trabajo de Oxfam. La planificación del proyecto, las actividades y los presupuestos derivan de la información recogida en la evaluación.
Por norma general, es muy importante que haya personal logístico en el equipo de evaluación para que se garantice la identificación de necesidades operacionales, riesgos y oportunidades.
El personal logístico debe evaluar las necesidades de logística y de la cadena de suministro para los programas y los proyectos y garantizar que todos que los requisitos y las limitaciones se tienen en cuenta.
Los elementos que deben ser considerados en este punto son:
Recaudación de Fondos – ¿Hay procedimientos especiales relacionados con los donantes que tengan que ser tenidos en cuenta?
RR.HH. – ¿Qué clase de equipo logístico será necesario para ejecutar la operación? Generalmente es aconsejable hacer una sobrestimación, ya que las necesidades logísticas son muy altas en la primera fase de la respuesta.
Velocidad y escala de la implementación y la entrega – estos serán determinados por la capacidad logística para proporcionar plataformas de operaciones.
La logística y la gestión de programas deberían seguir desarrollando una colaboración proactiva y un diálogo a lo largo de la vigencia de los programas y proyectos.
Procedimientos
Los directores de programa/proyecto y de Logística deben garantizar que las necesidades operacionales, los riesgos y las oportunidades son identificados a lo largo de la fase de evaluación y planificados para la entrega del proyecto.
La comunicación y la planificación cooperativa continuada ha de ser responsabilidad de la dirección logística y de proyectos para garantizar el entendimiento sólido de la integración entre la logística y las actividades de proyectos.
Durante la fase de evaluación deben considerarse las interacciones externas, sobre todo las concernientes a seguridad, comunicación y alojamiento - estas incluyen la construcción de relaciones con otras ONG y organizaciones asociadas.
Implementación y Entrega del Proyecto
La implementación del proyecto tiene que ver con la implementación y la gestión de las actividades de proyectos y la consecución de objetivos para garantizar la entrega a los beneficiarios.
Para asegurarse de que los proyectos son entregados a tiempo y que se ajustan al presupuesto, el equipo de dirección debe garantizar que las actividades de proyectos y los objetivos están en concordancia. Esto puede lograrse a través de la planificación cooperativa entre los equipos técnicos, logísticos, financieros, de RR.HH y de financiación.
A lo largo de la fase de implementación, el equipo de dirección debería usar un plan de actividades o mapa del proyecto central que incluya:
Actividades del proyecto técnico (por ejemplo, finalización del proyecto hidráulico y de saneamiento).
Actividades logísticas operacionales (por ejemplo, suministro, inventario, distribución a proyectos, etc.)
Actividades de RR.HH. (por ejemplo, contratación).
Actividades financieras (por ejemplo, despliegue en fases del presupuesto, previsiones, pago de facturas).
Actividades de Recaudación de Fondos (por ejemplo, interacción de donantes, generación de informes, etc.).
Objetivos para todas las actividades expuestas arriba que muestran una dependencia entre las distintas actividades.
Las actividades de las diferentes funciones (departamentos) no son independientes, sino que dependen de la consecución de los objetivos clave.
Ejemplo Práctico – El equipo de Ingeniería de Salud Pública (PHE) puede construir letrinas cuando tengan el equipamiento, el personal y el dinero (para pagar la mano de obra). Muchos de los resultados de las actividades del equipo de PHE dependen del éxito de la logística, los RR.HH y las actividades financieras y los objetivos.
Procedimientos
El programa y el proyecto deben recibir regularmente actualizaciones relativas a las actividades de logística y adquisición, que deberían incluir, además, actualizaciones de las necesidades, riesgos y progresos.
Los directores del proyecto y los jefes del equipo técnico deben facilitar al equipo logístico las modificaciones de las necesidades del proyecto, los riesgos y las actualizaciones de progreso.
El equipo logístico debe consultar con Recaudación de Fondos y Finanzas para garantizar que la compra de los donantes y los requisitos informativos se cumplan adecuadamente a lo largo del ciclo de vida del programa.
También deben compartir la dirección de los acuerdos con proveedores y las actualizaciones de las adquisiciones para garantizar un entendimiento de la base de suministro local y los retos potenciales de compra.
La dirección debe asegurarse de que los proyectos y el programa en conjunto están recibiendo los apoyos logísticos necesarios para ejecutar el trabajo de Oxfam.
La interacción y la involucración continuas son fundamentales para la sostenibilidad, la calidad y la entrega del Programa.
Interacción entre funciones
La interacción y la comunicación entre Logística, Finanzas, Recaudación de Fondos y gestión de programas / proyecto es fundamental para el éxito de un programa. Debe tener lugar una interacción para garantizar que las actividades y los objetivos y necesidades, los riesgos y las actualizaciones del estatus, son ampliamente compartidos y debatidos.
Puntos de interacción para la sostenibilidad de las operaciones
Equipo del Proyecto
Interactuar con el personal del proyecto y el personal de campo para comprender las necesidades logísticas y de abastecimiento específicas y los objetivos clave.
Asesorar al personal del proyecto y al personal de campo sobre las mejores prácticas relativas a la adquisición en la fase de planificación.
Comunicar las restricciones a nivel de campo y la forma de solucionar este tema a través del proyecto y con el personal de campo.
Comunicar los retrasos, problemas y riesgos potenciales en compras específicas.
Proporcionar apoyo durante el proceso de contratación a RR.HH., compartir informaciones acerca de los candidatos potenciales que estarían a cargo de un experto del oficial de Logística.
Desarrollar, a través de la implicación en el proceso de contratación, un entendimiento claro de los roles y las responsabilidades, además del entendimiento del proceso mismo.
Implicarse en el proceso de formación junto al departamento de RR.HH. para facilitar la integración del nuevo personal y su aprendizaje de las experiencias de campo.
Compartir un Informe de Activos con el equipo de Finanzas y Recaudación de Fondos.
Garantizar que los compromisos de compra y las actualizaciones sean puestas en conocimiento de Finanzas, además de proporcionar las actualizaciones ad-hoc que dicho departamento requiera.
Supervisar los procesos de adquisición diarios y las responsabilidades de seguimiento para garantizar que se cumplen los requisitos específicos del Donante.
Implicarse en las actividades relativas a la redacción de propuestas para que las restricciones de Logística sean ponderadas y consideradas, más que excluidas durante la planificación de las actividades fundamentales.
Gestión de Proyecto
Interactuar con los programas / proyectos para entender los requisitos logísticos / de adquisición y ayudar con la planificación.
Proporcionar actualizaciones de status efectivas al programa y estimular las actualizaciones frecuentes desde el programa, especialmente cuando se necesitan modificaciones.
Facilitar la comunicación abierta para plantear cuestiones y riesgos de forma temprana con el programa.
Trabajar en conjunto con RR.HH. para ayudar con la contratación de personal nuevo y con el establecimiento de objetivos de rendimiento para el equipo de logística y suministro.
Trabajar en conjunto con RR.HH. para ayudar con la Planificación de Desarrollo Personal y compartir las cuestiones claves de formación / rendimiento.
Garantizar que las necesidades específicas de logística y adquisición son incluidas en el presupuesto del programa / proyecto.
Finanzas y Logística deben tener en cuenta los requisitos del Donante en el presupuesto y hacer seguimiento de los mismos tanto en la planificación como en la implementación.
Clarificar las responsabilidades de gestión de activos de los equipos de Logística y Finanzas en el proyecto.
Si los requisitos de compra no pueden cumplirse, el gerente de Logística deberá supervisar la distribución de esta información y acordar soluciones alternativas con la dirección.
Coordinación del Programa
Estar implicado de manera proactiva en la planificación del programa y en la redacción de propuestas y ofrecer una guía estratégica sobre temas relativos a las operaciones.
Obtener el apoyo relativo a la logística / restricciones de adquisición.
Proporcionar actualizaciones efectivas de alto nivel al programa.
Trabajar juntos para determinar la capacidad actual y las lagunas en las habilidades que deben ser dirigidas y/o tenidas en cuenta en la planificación de Emergencias.
Trabajar en conjunto con RR.HH. para compartir las necesidades de la contratación, la gestión del rendimiento y el desarrollo del personal.
Garantizar que los requisitos presupuestarios de la logística / adquisición son estimados de forma adecuada e incluidos en los presupuestos del programa / proyecto.
Trabajar estrechamente con Recaudación de Fondos para asegurar que todos los requisitos relativos a las compras y todas las necesidades relativas a los informes son entendidas e incorporadas en las actividades de logística.
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Project History Summary
Total projects
2
With client feedback
1
Corroborated
1
100% positive (1 entry)
positive
1
neutral
0
negative
0
Job type
Translation
2
Language pairs
English to Spanish
2
Specialty fields
Law (general)
1
Other fields
Cooking / Culinary
1
Keywords: Translator, screenwriting, copywriting, translations, International Relations, International Development translator, film, tv series, Subtitles, Subtitling. See more.Translator, screenwriting, copywriting, translations, International Relations, International Development translator, film, tv series, Subtitles, Subtitling, Fast Service, International Affairs, International Development, Anthropology, Health and Medicine, Science, Electronics and Engineering, Computer Science,
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