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Affiliations
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Source text - English Why Encrypt Email?
Information is Citi’s most important asset. We all must do what we can to ensure that sensitive information is well protected, especially when sent via email. Encryption is one of the ways that we can protect our corporate information and the personal information of our customers, our clients, and our business partners. Encrypted email is secure email.
External Email Requiring Encryption
In the countries where encryption is allowed, you must encrypt all external email that contains either Restricted or Confidential information. This includes email containing Personally Identifiable Information (PII), such as a name, address, or telephone number, in conjunction with the customer’s/employee’s social security number or Tax ID or other local country identifier number, driver’s license number, account number, credit or debit card number, etc. Other examples of Restricted and Confidential information can be found on the Information Security Services website.
Encryption does not safeguard against email being sent to the wrong recipient. Encryption can help protect delivery to the address you specify, but only you can guarantee that this address is correct.
How Citi Is Encrypting External Email
Citi uses Entrust EMS to provide encryption of email messages to external recipients whenever a Secure Email Flag, (@@@), is present at the start of the Subject line. Any required encryption credentials for both the Citi sender and the external recipient are managed by the EMS encryption ‘gateway’, and no Entrust encryption software is required on the sender’s or recipient’s desktop.
If sending information using email encryption is not right for your needs, one of the following other Citi-approved encryption tools can be used to encrypt files sent as email attachments (where allowed by the business area) – PKWARE SecureZip, Adobe Acrobat Writer or WinZip.
Need More Information?
A User Reference Guide, Quick Reference Cards for external users, sample email templates for you to send to your recipients, and other useful links for Secure Email are all available on the Data Protection Email page of the ISS website.
Citi Secure Email Help
For Internal Citi User Problems:
Inside the U.S: Phone: 800.934.2484 or Online: Virtual Ticket
Email: [email protected]
Outside the U.S., contact your local desktop support group.
For External Email Recipient Problems:
Phone: 866.535.2504 (inside U.S) or 904.954.6181
Email: [email protected]
Online: http://www.citigroup.com/citigroup/citizen/privacy/email.htm
Your Recipients
You should begin by sending a “test” encrypted message with no sensitive information to your recipient. This way, you and your recipient will be ready when you need to exchange Confidential or Restricted information.
All recipients start by receiving secure mail using the ‘Web Pull’ delivery method, the default delivery method. Once recipients have registered in the Citi Secure Email Web site, they can change to one of the other secure delivery methods supported by Entrust EMS. Your external recipients can contact the External Help Desk at 866.535.2504 to request a change to another delivery method.
How to Encrypt an External Email with Entrust EMS
1. Create a new message in Outlook. (Remember that it is your responsibility to verify that the email address you use is accurate and appropriate. You should send a test message without any sensitive information as your first encrypted email.)
2. Add (@@@) to the start of the Subject line of your message. This marks the message for encryption.
3. Compose your message and add any attachments.
4. Click Send.
The (@@@) will be removed from the Subject line as your message leaves the Citi network, so your recipients will only see your Subject line text. Replies and forwards of messages you have sent will continue to be encrypted as long as the Secure Email Flag, (@@@), is not removed.
Q How high a security assurance does Entrust EMS provide for my email?
A You should always be aware of the limitations of email itself and the limits of encryption. Risks include:
• Misdelivery of the message (incorrect identity bind/validation or misaddressing)
• Unauthorized access to the message (during Internet transmission, Intranet transmission or while stored in email servers)
• Non-delivery of the message
EMS currently addresses only some of these risks. You need to add additional processes to be sure that you are sending your message to the right person and that this person is really receiving the message that you send. This is especially important for any new use of email with a high-risk business process or when you send messages containing Confidential PII.
Note that some business areas may require the use of these extra steps.
PHONE CONFIRMATION
If you know the recipient’s phone number, you can use a phone conversation to verify that he or she is available to receive the registration information.
To verify an email address using Phone Confirmation:
1. Send a clear text message. Send a clear text message containing an innocuous ‘test’ message with no sensitive information to your recipient.
2. Call the recipient Call the recipient and ask if he or she received the message. If Yes, ask the recipient to reply back to you.
3. Reply to the reply message Then, immediately reply to the reply, using the Secure Email Flag, (@@@), in the subject line. Have the recipient immediately register in the Citi Secure Webmail Center, and set up a private password.
4. The next time you exchange secure email, only your recipient will know the password that is required to access the Restricted or Confidential text in your Secure Email message.
SHARED SECRET BY PHONE OR FAX
If you know the recipient’s phone or fax number, you can call or fax a ‘shared secret’ word or phrase.
To verify an email address using shared secret by phone or fax:
1. Phone or fax the ‘shared secret’. Phone/fax a ‘shared secret’ word or phrase to your recipient. The shared secret should be something known only to you and your recipient and something not easily guessed by others.
2. Send your first encrypted message Send your first encrypted message using the Secure Email Flag, (@@@), to this recipient. This message should contain only an innocuous ‘test’ message with no Confidential or Restricted information. Ask your recipient to reply with a message that includes the ‘shared secret’ somewhere in the message text.
3. Receive a reply containing the ‘shared secret’ When you receive the message with the correct ‘shared secret’, you will know that the person at this email address is the same one that you contacted by phone or fax. If you do not receive a reply with the ‘shared secret’, do not continue to use this recipient’s email address.
REPLY TO AN EXISTING EMAIL CHAIN
If you are concerned about making a mistake in typing the email address of your recipient, you can help assure the usage of a correct email address if you reply to an existing email chain.
To verify an email address by Replying to an Existing Email Chain:
1. Select an existing email message. Use an email message from the recipient that you received earlier. Choose a message that you feel confident could only have come from this person.
2. Send a reply to the message Reply to this message using the Secure Email Flag, (@@@), in the subject line. This message should contain only an innocuous ‘test’ message with no sensitive information. Now your recipient will register in the Citi Secure Webmail Center, and will set up a private password.
3. Send a reply to the message Reply to this message using the Secure Email Flag, (@@@), in the subject line. This message should contain only an innocuous ‘test’ message with no sensitive information. Now your recipient will register in the Citi Secure Webmail Center, and will set up a private password.
Note: If you expect to have recurring transmissions with a recipient, the creation of validated "contact" in your local Outlook address book may also help with misaddressing. Use one of the methods described above to validate the email address of your recipient. Then add the address to your Outlook address book, and use that when addresses future messages to this recipient.
Q Can I send secure email to any country in the world?
A No. There are certain countries where email encryption is not allowed. In those countries, Citi colleagues will not be able to use the Secure Email Flag (@@@) to send encrypted email, and you should not send secure email to recipients in restricted countries.
See your BISO for more information on specific countries where encryption is prohibited.
Q Do I need to get an S/MIME certificate or other credentials to use EMS with the Secure Email Flag? Do my external recipients need special software?
A No. You only need to add (@@@) to the start of the Subject line of your email message. And an external recipient can receive and read encrypted email from Citi Entrust EMS without the need for any special software, via either of two web-based secure delivery methods.
Q Can I include attachments in the secure messages that I send?
A Yes. But understand that encryption can increase the size of attached documents. Very large documents may, after encryption, cause your email message to be over the established megabyte limit for Outlook email.
Q What is the Sensitivity marker in Outlook and how can I see it?
A This marker shows the sensitivity level of an email message. To see the sensitivity level, you can add the Sensitivity field to your Outlook Current View. You will see replies to your encrypted mail marked Confidential in this field. Be aware that the sensitivity field is now being used for secure email – please don’t use it for non-encryption purposes.
Q Can I use Entrust EMS to send secure email from my BlackBerry or when I access my desktop remotely or using Web Mail?
A Yes. Citi users can send and receive secure messages from BlackBerry devices and when accessing Outlook from a remote desktop session or through Web Mail. Just mark the message with (@@@) in the Subject line.
Q My Recipient says that although he received the notification message, when he signs on the the Secure Webmail Center, he doesn’t see my message. What has gone wrong?
A Remember that mailboxes in the Citi Secure Webmail Center are associated with a single email address. If your recipient has more than one email address, he may be logging on with the Account ID and password associated with his other email address. Some recipients can manage multiple accounts, but it will be easiest for your recipient if all Citi senders can use a single email address when sending secure email.
Translation - Spanish ¿Por qué se debe cifrar el correo electrónico?
La información es el activo más importante de Citi. Debemos hacer lo que esté a nuestro alcance para asegurarnos de que la información delicada esté bien protegida, especialmente cuando se la envía por correo electrónico. El cifrado es una de las maneras en las que podemos proteger nuestra información corporativa y la información personal de nuestros clientes y socios comerciales. El correo electrónico cifrado es un correo electrónico seguro.
Correo electrónico externo que necesita cifrado
En los países donde el cifrado está permitido, debe cifrar todo correo electrónico externo que contiene información Restringida (Restricted) o Confidencial (Confidential). Esto incluye el correo electrónico que contiene Información de identificación personal (Personally Identifiable Information, PII), tal como nombre, dirección o número de teléfono, junto con el número de seguro social o el número de identificación tributaria del cliente o empleado u otro número de identificación utilizado en el país, número de la licencia de conducir, número de cuenta, número de tarjeta de débito o de crédito, etc. Puede encontrar otros ejemplos de información Restringida (Restricted) y Confidencial (Confidential) en el sitio web Servicios de información sobre seguridad.
El cifrado no evita que se envíe un mensaje al destinatario equivocado. El cifrado puede ayudar a proteger la entrega del mensaje a la dirección que usted especifica, pero sólo usted puede garantizar que esa dirección sea la correcta.
¿Cómo cifra Citi el correo electrónico externo?
Citi utiliza Entrust EMS para cifrar los mensajes enviados a destinatarios externos cuando una Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag), (@@@), se encuentra al comienzo de la línea de asunto. Las credenciales que se necesiten para realizar el cifrado, tanto para el remitente de Citi como para el destinatario externo del mensaje, son administradas por EMS Encryption Gateway, y no es necesario que el remitente ni el destinatario posean un software de cifrado de Entrust en sus equipos.
Si este sistema de cifrado de mensajes no se adecua a sus necesidades, puede utilizar una de las herramientas de cifrado aprobadas por Citi para cifrar los archivos adjuntos (siempre que esté permitido en el área comercial en la cual trabaja), tales como PKWARE SecureZip, Adobe Acrobat Writer o WinZip.
¿Necesita más información?
La Guía de referencia para el usuario, las Tarjetas de referencia rápida (Quick Reference Cards) para los usuarios externos, los modelos de plantillas de correo electrónico para que envíe a sus destinatarios y otros vínculos útiles sobre Correo electrónico seguro (Secure Email) están disponibles en la página Data Protection Email del sitio web ISS.
Ayuda para utilizar el Correo electrónico seguro de Citi (Citi Secure Email)
Para problemas del usuario interno de Citi:
Desde los Estados Unidos: Teléfono: (800) 934-2484 o en línea: Virtual Ticket
Correo electrónico: [email protected]
Desde cualquier otro país, comuníquese con su centro de atención local.
Para problemas del destinatario externo del correo electrónico:
Teléfono: (866) 535-2504 (desde los Estados Unidos) o (904) 954-6181
Correo electrónico: [email protected]
En línea: http://www.citigroup.com/citigroup/citizen/privacy/email.htm
Los destinatarios
Para comenzar, debe enviar a su destinatario un mensaje cifrado “de prueba” que no contenga información delicada. De esta manera, usted y su destinatario estarán preparados para cuando necesiten intercambiar información Confidencial (Confidential) o Restringida (Restricted).
Al principio, todos los destinatarios recibirán el correo seguro utilizando el método de entrega predeterminado “Web Pull”. Una vez que los destinatarios se hayan registrado en el sitio web del Correo electrónico seguro de Citi (Citi Secure Email), pueden optar por otro de los métodos de entrega seguros admitidos por Entrust EMS. Sus destinatarios externos pueden comunicarse con nuestro Centro de atención para usuarios externos al teléfono (866) 535-2504 para solicitar la utilización de otro método de entrega.
Cómo cifrar un correo electrónico externo con Entrust EMS
1. Cree un mensaje nuevo en Outlook. (Recuerde que es su responsabilidad verificar que la dirección de correo electrónico utilizada sea la correcta. El primer correo electrónico cifrado que envía debe ser un mensaje de prueba que no contenga información delicada).
2. Agregue (@@@) al comienzo de la línea de asunto de su mensaje. Esto activa el sistema de cifrado del mensaje.
3. Escriba su mensaje y agregue los archivos adjuntos.
4. Haga clic en Enviar.
Cuando su mensaje abandone la red de Citi, se eliminará (@@@) de la línea de asunto, por lo que sus destinatarios sólo verán el texto de la línea de asunto. Las respuestas y los reenvíos de los mensajes que ha enviado se continuarán cifrando mientras la Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag), (@@@), no se elimine.
P ¿Qué garantía de seguridad me brinda Entrust EMS para mi correo electrónico?
R Siempre debe ser consciente de las limitaciones que presentan tanto el correo electrónico como el cifrado. Algunos de los riesgos son:
• Entrega del mensaje a un destinatario equivocado (vinculación o validación incorrecta de la identidad o envío del mensaje a la dirección equivocada).
• Acceso no autorizado al mensaje (durante la transmisión en Internet, la transmisión en Intranet o mientras se encuentra almacenado en los servidores de correo electrónico).
• No se entrega el mensaje.
En la actualidad, EMS aborda sólo algunos de estos riesgos. Debe utilizar procesos adicionales para asegurarse de que está enviando el mensaje a la persona indicada y de que esta persona realmente recibe el mensaje que usted le envía. Esto es especialmente importante para todo uso nuevo de correo electrónico en procesos comerciales de alto riesgo o cuando envía mensajes que contienen PII Confidencial (Confidential PII).
Tenga presente que en algunas áreas comerciales, se puede exigir el uso de estas medidas adicionales.
CONFIRMACIÓN TELEFÓNICA
Si tiene el número de teléfono del destinatario, puede llamarlo para verificar que esté disponible para recibir la información de registro.
Para verificar una dirección de correo electrónico utilizando la Confirmación telefónica:
1. Envíe un mensaje sin cifrar. Envíe a su destinatario un mensaje sin cifrar que contenga un mensaje “de prueba” inocuo, es decir, sin información delicada.
2. Llame al destinatario. Llame al destinatario y pregúntele si recibió el mensaje que le envió. Si lo recibió, solicite al destinatario que responda al mensaje.
3. Responda al mensaje de respuesta. Luego, responda inmediatamente a la respuesta enviada por el destinatario con la Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag), (@@@), al comienzo de la línea de asunto. Solicite al destinatario que se registre inmediatamente en el Centro de correo web seguro de Citi (Citi Secure Webmail Center) y que elija una contraseña secreta.
4. La próxima vez que intercambien correo electrónico seguro, su destinatario será el único que sabrá la contraseña exigida para acceder al texto Restringido (Restricted) o Confidencial (Confidential) de su mensaje de Correo electrónico seguro (Secure Email).
PALABRA O FRASE SECRETA (SHARED SECRET) POR TELÉFONO O FAX
Si sabe el número de teléfono o fax del destinatario, puede llamar o enviar por fax una palabra o frase secreta (“shared secret”).
Para verificar una dirección de correo electrónico utilizando una palabra o frase secreta (shared secret) por teléfono o fax:
1. Llame por teléfono o envíe un fax con la palabra o frase secreta (shared secret). Llame por teléfono o envíe un fax al destinatario con la palabra o frase secreta (shared secret). La palabra o frase secreta (shared secret) debe ser algo que conozcan sólo usted y su destinatario y que no pueda ser adivinado fácilmente por un tercero.
2. Envíe su primer mensaje cifrado. Envíe su primer mensaje cifrado utilizando la Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag), (@@@). Este mensaje sólo debe contener un mensaje “de prueba” inocuo, es decir, sin información Confidencial (Confidential) o Restringida (Restricted). Solicite al destinatario que responda con un mensaje que incluya la palabra o frase secreta (shared secret) en el texto del mensaje.
3. Recibe una respuesta con la palabra o frase secreta (shared secret). Cuando reciba el mensaje con la palabra o frase secreta (shared secret) correcta, sabrá que la persona que posee esta dirección de correo electrónico es la misma que usted contactó por teléfono o fax. Si no recibe una respuesta con la palabra o frase secreta (shared secret), no utilice más la dirección de correo electrónico de este destinatario.
RESPONDA A UNA CADENA DE CORREO ELECTRÓNICO EXISTENTE
Si no desea cometer un error al escribir la dirección de correo electrónico de su destinatario, puede responder a una cadena de correo existente para asegurarse de que está utilizando la dirección de correo electrónico correcta.
Para verificar una dirección de correo electrónico al Responder a una cadena de correo electrónico existente:
1. Seleccione un mensaje de correo existente. Utilice un mensaje de correo que haya recibido anteriormente del destinatario. Elija un mensaje del cual esté seguro de que proviene de esa persona.
2. Envíe una respuesta a ese mensaje. Responda a este mensaje con la Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag), (@@@), al comienzo de la línea de asunto. Este mensaje sólo debe contener un mensaje “de prueba” inocuo, es decir, sin información delicada. Luego, solicite a su destinatario que se registre en el Centro de correo web seguro de Citi (Citi Secure Webmail Center) y que elija una contraseña secreta.
3. Envíe una respuesta a ese mensaje. Responda a este mensaje con la Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag), (@@@), al comienzo de la línea de asunto. Este mensaje sólo debe contener un mensaje “de prueba” inocuo, es decir, sin información delicada. Luego, solicite a su destinatario que se registre en el Centro de correo web seguro de Citi (Citi Secure Webmail Center) y que elija una contraseña secreta.
Importante: si planea tener un contacto continuo con un destinatario, le recomendamos que ingrese la dirección validada de correo electrónico de ese destinatario en su libreta de direcciones de Outlook a los efectos de evitar equivocaciones al ingresar la dirección. Para validar la dirección de correo electrónico de su destinatario, utilice uno de los métodos descritos anteriormente. Luego, agregue esa dirección a su libreta de direcciones de Outlook y utilícela para enviar mensajes futuros a ese destinatario.
P ¿Puedo enviar correo electrónico seguro a cualquier país del mundo?
R No. Hay ciertos países donde no se permite el cifrado del correo electrónico. En esos países, los colegas de Citi no podrán utilizar la Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag), (@@@), para enviar correo electrónico cifrado, y usted no debe enviar mensajes seguros a los destinatarios que viven en tales países.
Consulte su BISO para obtener más información sobre los países donde el cifrado está prohibido.
P ¿Necesito obtener un certificado de S/MIME u otras credenciales para utilizar EMS con la Marca de correo electrónico seguro (Secure Email Flag)? ¿Es necesario que mis destinatarios externos posean un software especial?
R No. Sólo debe agregar (@@@) al comienzo de la línea de asunto de su mensaje de correo electrónico. Un destinatario externo puede recibir y leer un correo electrónico cifrado de Citi Entrust EMS sin necesidad de poseer un software especial, a través de cualquiera de los dos métodos de entrega seguros basados en Web de Citi.
P ¿Puedo incluir archivos adjuntos en los mensajes seguros que envío?
R Sí. Pero tenga en cuenta que el cifrado puede aumentar el tamaño de los archivos adjuntos. Una vez cifrados, los documentos muy pesados pueden hacer que su mensaje supere el límite de megabytes permitidos para enviar un mensaje por Outlook.
P ¿Qué es el marcador de Sensibilidad de Outlook y cómo puedo verlo?
R Este marcador muestra el nivel de sensibilidad de un mensaje de correo electrónico. Para ver el nivel de sensibilidad, puede agregar el campo Sensibilidad a la Vista actual de Outlook. Verá las respuestas a su correo cifrado marcadas como Confidencial (Confidential) en este campo. Tenga presente que ahora el campo de sensibilidad se está utilizando para el correo electrónico seguro. No lo utilice con otros fines.
P ¿Puedo utilizar Entrust EMS para enviar correo electrónico seguro desde mi BlackBerry o cuando accedo a mi equipo de forma remota o a través del correo web?
R Sí. Los usuarios de Citi pueden enviar y recibir mensajes seguros desde dispositivos Blackberry y también cuando acceden a Outlook mediante una sesión de escritorio remoto o a través del correo web. Sólo agregue (@@@) al comienzo de la línea de asunto de su mensaje.
P Aunque ya recibió el mensaje de notificación, mi Destinatario me informa que no ve ningún mensaje cuando inicia sesión en el Centro de correo web seguro (Secure Webmail Center). ¿Qué puede haber sucedido?
R Recuerde que las casillas de correo del Centro de correo web seguro de Citi (Citi Secure Webmail Center) están asociadas a una sola dirección de correo electrónico. Si su destinatario tiene más de una dirección de correo electrónico, puede haber iniciado sesión con el nombre de usuario y la contraseña de su otra dirección de correo electrónico. Algunos destinatarios utilizan varias cuentas, pero será más fácil para su destinatario si todos los remitentes de Citi utilizan una sola dirección de correo electrónico para enviar el correo electrónico seguro.
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Translation education
Master's degree - Facultad de Lenguas, Universidad Nacional de Córdoba, Argentina
Experience
Years of experience: 21. Registered at ProZ.com: Aug 2007.
Translation and
Language Services (English<>Spanish)
Quality, excellence and professionalism
I am
a professional translator with over 18 years of experience in the
translation industry, specializing in technical, scientific and legal
translation as well as editing and proofreading in a wide range of fields. I
hold a Bachelor’s Degree in Translation (English<>Spanish) and a Master’s
Degree in Translation Studies from the National University of Córdoba (UNC).
My greatest strength is my ability to
adapt to changing situations and to face challenges that require critical thinking
and analytical skills. This enables me to solve problems quickly and work
efficiently to ensure the highest levels of accuracy and quality in all
translation projects I undertake.
My
main areas of expertise are
engineering, power generation, nuclear power, environment, ecology, law
(general/certificates/contracts), marketing, advertising, medicine, health
care, pharmaceuticals, clinical trials, education and tourism, although I have
also done several projects in the areas of business, finance and IT.
I am a committed, flexible and resourceful person, with outstanding interpersonal and communication skills. These attributes help me to maintain a positive, empathetic and professional attitude toward clients at all times.
Keywords: English/Spanish and Spanish/English translator, fast service, low fees, websites, subtitling, business/commerce, finance, sales, advertising, marketing. See more.English/Spanish and Spanish/English translator, fast service, low fees, websites, subtitling, business/commerce, finance, sales, advertising, marketing, medicine, pharmaceuticals, psychology, IT, communications, law (general), computers, technical manuals, tourism and travel, education, social sciences.. See less.
