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German to English: Verordnung über das Haushalts- und Rechnungswesen der XXXX General field: Bus/Financial Detailed field: Finance (general)
Source text - German Abschnitt 1 Allgemeine Vorschriften zum Haushalt
§ 1 Zweck des Haushalts
Der Haushaltsplan ist Grundlage für die Haushalts- und Wirtschaftsführung; er dient der Feststellung und Deckung des Finanzbedarfs, der zur Erfüllung der Aufgaben im Bewilligungszeitraum voraussichtlich notwendig sein wird.
§ 2 Geltungsdauer
(1) Der Haushalt ist für ein oder zwei Haushaltsjahre aufzustellen. Wird er für zwei Haushaltsjahre aufgestellt, so ist er nach Jahren zu trennen.
(2) Haushaltsjahr ist das Kalenderjahr.
§ 3 Wirkungen des Haushalts
(1) Der Haushalt enthält alle zur Deckung des Finanz- und Ressourcenbedarfs notwendigen Haushaltsmittel und ermächtigt, die für die Erfüllung der Aufgaben notwendigen Haushaltsmittel zu leisten und Verpflichtungen einzugehen. Genehmigungsvorbehalte bleiben unberührt.
(2) Haushaltsmittel im Sinne dieser Ordnung sind alle Erträge und Aufwendungen sowie die mit Investitionen und deren Finanzierung verbundenen zahlungswirksamen Zugänge und Abgänge sowie Entnahmen aus und Zuführungen zu Rücklagen.
(3) Durch den Haushalt werden Ansprüche oder Verbindlichkeiten weder begründet noch aufgehoben.
§ 4 Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit
(1) Bei Aufstellung und Ausführung des Haushalts sind die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten.
(2) Für finanziell erhebliche Maßnahmen sind angemessene Wirtschaftlichkeitsunter-suchungen durchzuführen.
(3) In geeigneten Bereichen kann eine Kosten- und Leistungsrechnung erstellt werden.
§ 5 Vermögen
(1) Das Vermögen ist wirtschaftlich und im Einklang mit dem kirchlichen Auftrag zu verwalten. Es ist in seinem Bestand und Wert grundsätzlich zu erhalten. Der mit seiner Nutzung verbundene Ressourcenverbrauch soll erwirtschaftet werden.
(2) Vermögensgegenstände sollen nur erworben werden, soweit sie zur Erfüllung der kirchlichen Aufgaben in absehbarer Zeit erforderlich sind.
(3) Vermögen soll nur zu seinem marktüblichen Wert veräußert werden. Ausnahmen können vom Finanzausschuss zugelassen werden.
(4) Zivilrechtliche Verfügungen über Vermögensgegenstände des unbeweglichen Sachanlagevermögen und über das Finanzanlagevermögen der bedürfen, soweit sie nicht im Haushalt veranschlagt sind, der Zustimmung des Finanzausschusses, es sei denn, dass es sich lediglich um die Änderung von Beständen im Rahmen der Finanzmittelverwaltung nach den Anlagerichtlinien für die Geldanlagen handelt.
(5) Die Finanzmittel der sind sicher, ertragbringend, unter Berücksichtigung ethisch nachhaltiger Kriterien und im Einklang mit dem kirchlichen Auftrag anzulegen. Der Kassenbestand ist auf der Grundlage einer Liquiditätsplanung zu verwalten.
§ 6 Beteiligung an privatrechtlichen Unternehmen
(1) Die WGRK soll sich an der Gründung eines Unternehmens in einer Rechtsform des privaten Rechts oder an einem bestehenden Unternehmen in einer solchen Rechtsform nur beteiligen, wenn
a. für die Beteiligung ein kirchliches Interesse vorliegt und sich der angestrebte Zweck nicht besser und wirtschaftlicher auf andere Weise erreichen lässt,
b. sowohl die Einzahlungsverpflichtung als auch die Haftpflicht auf einen bestimmten Betrag begrenzt ist,
c. die Belange der WGRK im Aufsichtsrat oder einem entsprechenden Überwachungsorgan angemessen vertreten sind,
d. gewährleistet ist, dass der Jahresabschluss entsprechend den anzuwendenden Vorschriften aufgestellt und geprüft wird.
(2) Gehört der WGRK die Mehrheit der Anteile eines solchen Unternehmens, so sollen in der Satzung oder dem Gesellschaftsvertrag weitergehende Prüfungsrechte der EKD und Berichtspflichten vorgesehen werden. Bei Minderheitsbeteiligungen soll auf die Gewährung dieser Prüfungsrechte der WGRK und auf Berichtspflichten hingewirkt werden. Satz 1 und 2 gelten entsprechend für mittelbare Beteiligungen.
(3) Absatz 1 und 2 gelten nicht für unmaßgebliche Beteiligungen im Rahmen der Finanzmittelverwaltung.
§ 7 Zuwendungen
(1) Zuwendungen dürfen nur veranschlagt und bewilligt werden, wenn ein erhebliches Interesse an der Erfüllung des Zuwendungszweckes für die WGRK gegeben ist.
(2) Dem Zuwendungsantrag sind die zur Urteilsbildung notwendigen Unterlagen beizufügen. Zuwendungen dürfen nur solchen natürlichen oder juristischen Personen bewilligt werden, bei denen eine ordnungsgemäße Geschäftsführung gesichert ist und die in der Lage sind, die bestimmungsmäßige Verwendung der Mittel nachzuweisen.
(3) Die Bewilligung von Zuwendungen hat schriftlich zu erfolgen und mindestens zu enthalten:
a. die Art und Höhe der Zuwendung,
b. den Bewilligungszeitraum,
c. den Zuwendungszweck,
d. die Finanzierungsart,
e. die Verwendungsnachweispflicht, den Verwendungsnachweiszeitpunkt sowie die Verwendungsnachweisführung des Zuwendungsempfängers,
f. den Rückforderungsanspruch des Zuwendungsgebers und
g. das Prüfungsrecht beim Zuwendungsempfänger,
h. die Verpflichtung des Zuwendungsempfängers bei Weiterleitung von Mitteln an Dritte die Vorgaben aus der Bewilligung rechtswirksam überzuleiten und ein Prüfungsrecht zu gewährleisten.
§ 8 Verwendungsnachweise
(1) Zuwendungsempfänger haben unverzüglich nach Erfüllung des Zuwendungszwecks, spätestens zu dem im Bescheid bestimmten Zeitpunkt, einen Verwendungsnachweis zu erbringen.
(2) Der Zuwendungsempfänger hat im Verwendungsnachweis die zweckentsprechende und wirtschaftliche Verwendung der Zuwendungsmittel nachzuweisen. Auf Anforderung ist der Zuwendungsempfänger verpflichtet, den Nachweis durch begründende Belege und Unterlagen und einen sachlichen Bericht zu ergänzen.
§ 9 Grundsatz der Gesamtdeckung
Im Ergebnishaushalt dienen alle Erträge als Deckungsmittel für alle Aufwendungen, ausgenommen sind zweckgebundene Erträge. Im Investitions- und Finanzierungshaushalt gilt dies für die mit Investitionen und deren Finanzierung verbundenen Haushaltsmittel entsprechend.
§ 10 Mittelfristige Finanzplanung
(1) Dem Haushalt soll eine fünfjährige Finanzplanung (mittelfristige Finanzplanung) zugrunde liegen. Diese umfasst das letzte beschlossene Haushaltsjahr und die vier nachfolgenden Haushaltsjahre.
(2) In der mittelfristigen Finanzplanung sind Art und Höhe des voraussichtlich benötigten Bedarfs und dessen Deckungsmöglichkeiten darzustellen.
Abschnitt 2 Aufstellung des Haushalts
§ 11 Mittelanmeldung
Die Mittelanmeldungen sind von den für die Bewirtschaftung der Haushaltsmittel verantwortlichen Organisationseinheiten dem Finanzkoordinator zu dem von ihm bestimmten Zeitpunkt vorzulegen und zu begründen. Die Mittelanmeldung soll die mit den Mitteln zu erreichenden Ziele enthalten.
§ 12 Aufstellungsverfahren
(1) Der Finanzkoordinator stellt nach den Mittelanmeldungen den Entwurf des Haushalts auf, der im Finanzausschuss beraten wird. Die Ergebnisse der Beratungen werden in den Entwurf aufgenommen. Hat das Kollegium Entscheidungen gegen oder ohne die Stimme des Finanzkoordinators getroffen, so steht diesem ein Widerspruchsrecht zu. Nimmt der Finanzkoordinator dieses Recht wahr, so hat er seine abweichende Auffassung gemeinsam mit dem Entwurf des Haushalts dem Exekutivausschuss vorzulegen.
(2) Bevor der Entwurf dem Exekutivausschuss zur Beratung einer endgültigen Fassung für die Generalversammlung zugestellt wird, ist er mit dem Finanzausschuss zu beraten.
(3) Der Exekutivausschuss beschließt über die Fassung des Entwurfs, der der Generalversammlung als Gesetzesvorlage zugeleitet wird.
§ 13 Ausgleich des Haushalts
(1) Der Haushaltsplan ist in Erträgen und Aufwendungen auszugleichen. Wird der Haushaltsplan in einen Verwaltungs- und einen Vermögensteil getrennt (§ 7 Absatz 2), ist jeder Teil für sich auszugleichen.
(2) In der Planung ist ein Jahresfehlbetrag zulässig, wenn er unter Verwendung von Entnahmen aus Mitteln der dafür vorgesehenen Rücklagen ausgeglichen werden kann.
(1) Im Haushalt sind alle im Haushaltsjahr zu erwartenden Erträge und die voraussichtlich entstehenden Aufwendungen sowie die mit Investitionen und deren Finanzierung verbundenen Haushaltsmittel und die Ermächtigungen zum Eingehen von Verpflichtungen zur Leistung von Haushaltsmitteln in künftigen Jahren (Verpflichtungsermächtigungen) zu veranschlagen.
(2) Der Haushalt ist nach inhaltlichen Aufgabenbereichen zu gliedern.
(3) Die Erträge und Aufwendungen sowie die mit Investitionen und deren Finanzierung verbundenen Haushaltsmittel sind innerhalb der Gliederungen nach Absatz 2 nach Sachkonten des Kontenplans zu gruppieren. Dabei können Haushaltsstellen verdichtet werden.
(4) Verpflichtungsermächtigungen sind gesondert zu veranschlagen. Wenn Verpflichtungen zu Lasten mehrerer Haushaltsjahre eingegangen werden können, sind die Jahresbeträge im Haushalt anzugeben.
§ 15 Bruttoveranschlagung, Einzelveranschlagung
(1) Die Erträge und Aufwendungen sowie die mit Investitionen und deren Finanzierung verbundenen Haushaltsmittel sind in voller Höhe und getrennt voneinander zu veranschlagen; sie dürfen nicht vorweg gegeneinander aufgerechnet werden.
(2) Für denselben Zweck sollen Haushaltsmittel nicht an verschiedenen Stellen im Haushalt veranschlagt werden. Ausnahmen sind im Haushalt gesondert aufzuführen.
(3) Im Haushaltsplan sind die Erträge nach ihrem Entstehungsgrund, die Aufwendungen nach ihrem Zweck zu veranschlagen. Zum Vergleich sind die Planzahlen des Vorjahreshaushalts und die Ergebnisse des Jahresabschlusses für das Vorvorjahr anzugeben.
Translation - English Section 1 General provisions
§ 1 Purpose of the budget
The budget plan forms the basis for budgeting and management; it serves to determine and cover within the approved period the foreseeably necessary financial requirements for the fulfilment of tasks.
§ 2 Duration of validity
(1) The budget shall be established for a period of one or two years. A two-year budget must be separated into individual years.
(2) The budgetary year coincides with the calendar year.
§ 3 Effects of the budget
(1) The budget contains all the budgetary means necessary for covering funding and re-source requirements and confers the authority to deploy these means in order to fulfil tasks and meet commitments. Prior approval conditions remain unaffected.
(2) “Budgetary means” in the sense of these rules shall mean all earnings and expenses, including investments and the cash-effective increases and decreases related thereto, as well as transfers to and from reserves.
The budget shall neither justify nor rescind either claims or liabilities.
§ 4 Efficiency and economy
(1) In the preparation and execution of the budget, the principles of efficiency and econo-my must be observed.
(2) For costly financial measures, attempts to identify appropriate economies must be un-dertaken.
(3) In appropriate areas, a cost and performance statement may be made.
§ 5 Assets
(1) Assets shall be administered economically and in harmony with the church’s mission. Their volume and value are to be basically preserved. The resources consumed for their utilization shall be covered by generating additional revenue.
(2) Assets shall only be acquired insofar as they are required in the foreseeable future for the fulfilment of church tasks.
(3) They shall only be sold at their fair market value. The finance committee may authorize exceptions.
(4) Civil-law provisions related to immovables and financial assets that have not been foreseen in the budget require the approval of the finance committee, unless the meas-ure involves a mere portfolio realignment as part of financial management in accord-ance with the investment guidelines for financial investments.
(5) Financial resources must be invested securely, profitably and according to ethically sustainable criteria and in harmony with the mission of the church. Cash in hand is to be administered on the basis of a liquidity plan.
§ 6 Participation in private-law enterprises
(1) The WCRC shall only participate in the establishment of a private-law enterprise or in an existing private-law enterprise if:
a. the participation lies in the church’s interest and the goal pursued cannot be achieved in another better, more economical way;
b. both the financial commitment and the liability are limited to a specific amount;
c. the interests of the WCRC on the board of directors or an equivalent oversight body are adequately represented;
d. it is guaranteed that the annual statement of accounts will be drawn up and au-dited in accordance with the applicable provisions.
(2) Should the WCRC possess the majority of shares in such an enterprise, the statutes or the articles of association must provide for extensive oversight rights and reporting ob-ligations on the part of EKD. In the case of minority participations, oversight rights on the part WCRC and the reporting obligation must be assured. Sentences 1 and 2 shall apply by analogy to indirect participations.
(3) Paragraphs 1 and 2 shall not apply to participations that are inconsequential in financial resource management terms.
§ 7 Grants
(1) Grants shall only be budgeted and approved if the intended purpose of the grant con-stitutes a substantial interest for WCRC.
(2) The grant request shall be accompanied by the documents necessary for making an informed decision. Grants shall only be awarded to individuals and legal persons able to ensure sound management and to prove the utilization of the resources for the in-tended purpose.
(3) The grant approval shall be made in writing and must include at least:
a. the kind and amount of the grant;
b. the period for which approval has been given;
c. the purpose of the grant;
d. the mode of financing;
e. the obligation to report on fund utilization, the reporting deadline, and the monitoring of utilization by the beneficiary;
f. the donor’s right to request repayment and
g. the grant recipient’s right of inspection;
h. in the case of transfer of funds to third parties, the obligation on the part of the grant recipient to legally inform the third party of the stipulations attached to the approval and to ensure a right of inspection.
§ 8 Statement of fund utilization
(1) Grant recipients shall submit a fund utilization statement promptly after the purpose has been fulfilled or at latest by the date stipulated at the time of approval.
(2) In the statement, the grant recipient shall indicate that the funds granted have been used in an economical manner for the purpose intended. Upon request, the grant recip-ient shall be required to supplement the report with supporting documents and facts.
§ 9 Principle of universality
The principle of universality means that, in the profit and loss budget, total revenue must cov-er total payment appropriations; earmarked funds are excepted. In the investment and finan-cial budget, this applies to the financial resources associated with investments and the financ-ing thereof.
§ 10 Medium-term financial planning
(1) The budget shall be based on a five-year financial plan (medium-term financial plan-ning). This period includes the last approved budgetary year and the four following years.
(2) The medium-term financial plan shall present the nature and amount of the foreseeable resource requirements and the means of covering them.
Section 2 Preparing the budget
§ 11 Funding applications
Funding applications shall be submitted by the organizational units responsible for the man-agement of budgetary resources to the finance coordinator together with the reason for the application, by the date set by the latter. The application shall include the goals for which the funds are requested.
§ 12 Budget preparation procedures
(1) On the basis of the resource applications received, the finance coordinator shall prepare the draft budget for consideration by the finance committee. The outcomes of de-liberations shall be incorporated into the draft document. Should the committee take decisions in disagreement with the finance coordinator or without the latter’s vote, the finance coordinator shall have a right of objection. Should the finance coordinator avail himself of this right, he shall present his dissenting opinion together with the draft of the budget to the Executive Committee.
(2) Before the draft is presented to the Executive Committee for adoption of a definitive version for the General Assembly, it shall be discussed in the finance committee.
(3) The Executive Committee shall decide on the version of the draft to be submitted to the General Assembly as a bill.
§ 13 Balancing the budget
(1) Earnings and expenses in the draft budget must balance. If the draft budget plan is divided into an administrative and an assets section (§ 7 paragraph 2), these sections must balance individually.
(2) In the plan, an annual shortfall is admissible if it can be balanced with funds taken from reserves constituted for that purpose.
(1) In the budget for the financial year, all anticipated income and foreseeable expenses, as well as budgetary resources associated with investments and the financing thereof and authorizations to commit resources in future budget years (commitment appropriations) shall be estimated.
(2) The budget shall be subdivided according to thematic category.
(3) Earnings and expenses as well as budgetary resources associated with investments and the financing thereof, within the categories stipulated in paragraph 2, shall be grouped according to the G/L accounts defined in the chart of accounts. In so doing, budget-line items may be condensed.
(4) Commitment appropriations shall be estimated separately. When it is feasible to make commitments over several budgetary years, the annual amounts shall be indicated in the budget.
§ 15 Gross estimates, individual estimates
(1) Earnings and expenses as well as budgetary resources associated with investments and the financing thereof shall be estimated to their full value and separately from each other: they may not be set-off against each other in advance.
(2) Budgetary resources for the same purpose must not be estimated at different positions in the budget. Exceptions shall be listed separately in the budget.
(3) In the budget plan, earnings shall be estimated according to their origin and expenses according to their intended purpose. For the sake of comparison, the planned figures from the previous year’s budget and the profit and loss results of the year previous must be indicated.
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